一、房地產檔案的重要性

1.房地產檔案具備較強的法律效力，有利于處理交易后產生的糾紛。房地產檔案涵蓋了較為豐富的內容，包括房地產建設過程中的相關證明材料，里面的所有材料都要經過相關部門的審核，具有一定的權威性，一旦發生糾紛，可以作為雙方解決問題的重要參考依據。房地產檔案信息的全面性，也充分體現了房地產檔案的價值，其真實可靠性受到法律的保護。房地產檔案歸檔范圍廣泛，時間跨度較長，涉及部門較多，在數據齊全的情況下，價值利用也大，對社會經濟發展的作用也日益凸顯。2.房地產檔案是政府部門制定城市規劃發展的重要參考依據。房地產檔案信息齊全且精準，記錄了城市建筑的歷史特點，有一定的借鑒意義，為城市建筑、傳統文化的傳承提供幫助，有利于規劃部門掌握準確的數據，梳理城市建筑的歷史脈絡，制定科學合理的規劃。政府部門可以從房地產檔案中吸取精華，取長補短，在繼承優秀傳統的基礎上，開展卓有成效的創新研究工作，從而作出更有效的判斷。隨著城市發展的日新月異，政府部門在制定城市建筑規劃、開展論證工作時，都對房地產檔案的歷史信息給予了足夠的重視。3.房地產檔案能夠保護房產擁有者的合法權益。房地產檔案是房產擁有者重要的支撐材料，也是房產證丟失后唯一的證明材料，其重要性不言而喻。由于具有較強的法律效力，所以它是神圣不可侵犯的，能夠很好地保障房產擁有者支配和使用自身財產的合法權益。房產擁有者進行房產交易、評估、抵押等活動時，房地產檔案都可以有力地支持房產擁有者的一切合法行為，使其合法權益不受到任何的損害。尤其是當雙方爭執不下時，可以很好地起到保障房產擁有者合法權益的作用。

二、房地產檔案管理面臨的問題

1.檔案管理人員的綜合素質不高，欠缺一支專業化的管理隊伍。檔案管理人員的素質高低直接影響到房地產檔案的歸檔、查詢等水平，決定了檔案管理的質量高低。目前，很多房地產檔案管理人員的學歷偏低，且沒有經過系統化的培訓，不能熟練掌握計算機技術專業化管理水平不高，檔案的信息化建設能力不足，思想上也沒有足夠的重視，因此，不能開展行之有效的科學化管理，嚴重降低了檔案管理的工作效率，不利于檔案科學化管理水平的提升。2.房地產檔案內容載體比較單一，檔案的存在形式無法適應時代的需求。由于歷史的原因，很多檔案都局限于文字資料，對于拆遷審批、房屋糾紛和房產的影像等重要信息，都不能很詳細地記錄，無法滿足廣大用戶的需求，加上不能很有效地加以保管，導致很多房地產檔案信息不夠具體和完整。房地產檔案在得不到有效管理的情況下，其抗風險能力也會隨之降低，一旦發生天災人禍或者遇到不可抗力的情況，就會遭受到破壞性的打擊，資料也會因為保存單一的緣故而損失殆盡。3.房地產檔案的利用率不高，價值無法得到凸顯。檔案只有得到經常性的利用，才能不斷更新，不斷增加內容，從而有效地提升檔案的價值和作用。但是在實際情況中，大部分的檔案處于堆積狀態，沒有人查詢，沒有得到充分的利用和開發，無法發揮出真正的優勢和價值。檔案管理人員也沒有與時俱進的意識，沒有主動去開發房地產檔案的功能、發揮其作用，因此，極大限制了房地產檔案在實際工作中的作用發揮，也降低了檔案的利用率，使其隱藏的很多重要價值無法得到充分的展現。4.房地產檔案管理信息化體系不夠完善。很多單位雖然將開發檔案的信息化管理技術提上議事日程，但是還處于摸索的階段，對檔案信息化管理技術的各項優勢了解不足，加上對信息化各項設施投入不夠，沒有管理人員培訓計劃，沒有建立科學合理的制度規定，對房地產資源的整理和歸檔不到位，種種因素導致了房地產檔案管理信息化體系無法建設到位。科學的檢索系統沒有建立，也大大制約了房地產檔案朝著利好的方向發展，與新形勢下房地產檔案信息化建設要求相違背。

三、加強房地產檔案管理的對策

1.加強工匠精神的宣傳，提高檔案管理人員的綜合素質。組織檔案管理人員開展工匠精神培訓學習，加強對工匠精神內涵的深入學習，讓每一個人做到將其內化于心外化于行，對工匠精神有深刻的領會，并融入自己的業務工作中。只有當檔案管理人員真正做到用工匠精神武裝自己，凡事都追求完美，做到精益求精，才能進一步提升檔案管理的水平。加強檔案管理人員的業務素質培訓，著重提升法律法規知識運用、計算機基礎應用等方面的能力，使檔案管理人員既知法懂法，又具備熟練的實際操作能力，成為檔案管理的中流砥柱。加強檔案管理隊伍建設，重視檔案管理人員職業道德和專業素養的培育，注重專業能力的提升，灌輸檔案管理工作高于一切的意識，做到從內心接受、喜愛檔案管理工作崗位，愿意為檔案管理奉獻終身，加強管理能力的培養，注重老中青梯隊建設，為房地產檔案管理事業的發展積累寶貴的人才資源。2.創新檔案的載體，豐富檔案的收集功能。檔案管理人員要拓寬知識面，做到熟練掌握現代先進技術，并將其應用于房地產檔案信息的收集工作中，不斷創新工作方式方法，既做到質的提升，又有量的變化。通過熟練掌握計算機技術、音頻技術，對檔案信息進行包裝護理，既讓檔案的質量得到有效的提高，又可以使檔案的內容更為生動、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。要不斷拓寬檔案信息的收集渠道，多角度、多層面開展檔案的收集工作，做到檔案資料的完整性和豐富性相統一。要充分評估檔案管理中遇到的風險因素，制定出相應的對策，以應對突發狀況，保證檔案的抗風險能力。要落實電子歸檔和備份制度在檔案管理中的建設，在整理紙質資料的基礎上，對所有資料進行相應的電子歸檔和備份，保證資料的永久性保存，既實現歸檔、整理的便利性，又實現檔案查詢的快捷性，使檔案的管理建設朝信息化邁出堅實的一步。3.重視檔案的開發和利用，提升檔案的價值。要把檔案資源的開發與推廣利用作為檔案管理工作的重要一環，給予其足夠的重視，使檔案的價值得到充分的展現，并保持持久不衰的生命力。要建立開放式的資源平臺，方便政府、企業或者個人的查詢，在檔案管理中充分運用網絡技術的優勢，達到檔案資源共享的目的，從而實現檔案資源的有效開發，檔案的價值也在這一過程中得到最大化。進一步完善房地產檔案的查詢系統，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。要確保檔案信息的數據與實際情況保持一致，做到不斷更新檔案檢索查詢系統的數據，既保證數據的一致性，又保證數據的準確性，從而實現檔案的權威性。要不斷提升檔案的利用率，通過提高日常的歸檔整理速度以及檔案查詢速度，使房地產檔案的利用率得到有效的提升。4.完善檔案系統，加強檔案信息化體系建設。要在檔案管理中開展現代化和信息化建設，建立先進的數據錄入系統和查詢檢索系統，著眼于推廣和普及先進的信息化技術和網絡技術，進一步提高檔案工作的質量和效率。要加強檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升，實現制度上墻、技術上手的目標，確保檔案管理工作隨著時代的進步不斷前進。要加強檔案管理人員的培訓，做到熟練掌握信息化系統操作，既保證設備的先進性，又做到技術人才的管理水平上一個臺階，使設備與人才都能做到與時俱進，都實現質的飛躍，為保證房地產檔案適應社會發展奠定堅實的基礎。要加強檔案各項管理系統的安全性能研究，建立房地產信息安全系統，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，以及實現房地產檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。房地產檔案管理工作需要隨著時代的發展，不斷調整自己的角色，通過自身由內而外的變革，融會貫通新房屋管理時代工匠精神，才能更好推動社會經濟的發展，發揮更大的促進作用。房地產檔案管理部門要結合工匠精神，提高檔案管理人員的綜合素質，創新檔案的載體，重視檔案的利用，加強檔案的信息化建設，從而實現檔案工作軟硬件齊上新臺階，真正做到提高檔案工作效率、實現檔案價值的最大化。

作者：肖勸治 單位：泉州市不動產交易登記檔案館

［摘要］近些年隨著我國社會主義市場經濟快速發展，各個地區房地產交易活動日益頻繁。在房地產交易中涉及的范圍也在逐步擴大，致使房地產檔案管理工作任務量增大，管理活動也日趨復雜，房地產檔案管理工作難度也在進一步增大。目前在房地產檔案管理工作中合理應用數字化技術，能有效促進檔案管理工作高效化開展。但是數字化技術在實際應用過程中存在較多限制性因素，所以當前要采取針對性措施進行調控。

［關鍵詞］房地產檔案管理；數字化技術；應用措施

0引言

數字化檔案管理工作屬于創新型檔案管理模式，通過不同路徑能對檔案資源與各項信息進行有效整理，通過數字化形式進行有效保存，通過計算機以及相關網絡技術進行信息傳遞與有效應用。便于建立完善的檔案信息數據庫，保障各類檔案資料應用效率有效提升，實現信息資源有效共享。近些年我國信息化技術快速發展，各個領域發展速度逐步加快，此階段能重點做好檔案事業發展。通過全面發展數字化檔案工作，要應用數字化技術實現房地產檔案管理工作深化改革。

1房地產檔案管理現狀與弊端概述

目前各個房地產企業開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個部門進行初步整理之后轉交到檔案管理室中。檔案管理室需要對各個部門不同的檔案資料進行排序分類，對項目資料文件進行有效匯總。項目建設結束之后制成卷宗，然后進行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關員工查詢檔案資料提供輔助性服務，以及日常維護管理工作。在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產檔案要對房屋建筑各項資料進行收集與整理，掌握客戶相關信息以及房地產信息等，多項檔案信息對保密性以及安全性要求較高。在過去房地產檔案管理中主要是通過人工手動填表補充各項信息，然后提交紙質材料，集中存放在檔案室中進行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續檔案資料查找應用過程中存在較多限制性因素。通過人工對各項復雜操作進行控制，各項事務錯誤幾率會不斷增加，諸多資料發生錯誤之后難以更改。加上傳統房地產檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費現象嚴重［1］。

2房地產檔案全面實施數字化技術的必要性分析

房地產權屬檔案是指房地產行政管理部門在房地產權屬登記、測繪、調查、轉移、變更等業務辦理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄和重要歷史憑證。伴隨著房地產市場中房屋交易日益增多，房地產權屬檔案的重要性日趨顯現，已經成為保障房地產權利人合法權益的關鍵憑證。

一、房地產權屬檔案的內容

房地產權屬檔案涉及千家萬戶的切身利益，是極為重要的民生檔案。據不完全統計，上海市自20世紀末重新恢復房產交易至今已累計形成房地產權屬檔案2100萬冊，已成為上海市房管專業檔案的重要組成部分。從房地產權屬檔案涉及的內容看，主要有四大類。其一，房地產權利人、房地產權屬登記、確權、轉移、變更、設定他項權利等的證明和文件材料；其二，房屋及房屋所占用的土地使用權權屬界定圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等圖紙資料；其三，房地產產權登記時產生的各種文件材料；其四，反映和記錄房地產權屬狀況的各類聲像信息資料。

二、房地產權屬檔案的特性

房地產權屬檔案作為記錄房地產權屬信息的重要民生檔案，其自身的價值決定了它具有專業性強、動態性大、真實性高、完整性強、價值性久等五大特性。

（一）專業性強

房地產權屬檔案的專業性體現在它是由房地產行政主管部門在業務辦理時形成的專業檔案。房地產權屬檔案具有專業的管理辦法——權屬登記須“圖、卡、冊、檔”齊全，其中“圖”是指房地產平面圖等，“卡”是指房地產卡片，“冊”是指房產登記簿，“檔”是指房地產權屬管理過程中形成的文字材料。

【摘要】房地產檔案是檔案的重要構成部分，我國房地產檔案管理工作主要是對檔案進行收集、整理與保管等，這要求房地產工作人員要做好檔案管理工作的記錄與保管，通過科學的管理手段不斷提高管理的有效性。本文將對房地產檔案管理工作現狀展開合理的分析，明確管理中的不足，并提出有效的對策，進一步提高檔案管理水平。

【關鍵詞】房地產；檔案管理；文書檔案；策略

房地產檔案是房地產工作人員對房屋產權交易各項信息進行整理和保管的重要內容。現階段，由于房地產檔案管理環境的改變，使得檔案管理模式受到一定的挑戰，檔案在管理保管及利用方面出現很多問題，這在一定程度上加大了房地產檔案管理工作的難度，要求單位管理人員意識到檔案管理的重要作用，從而采取有效的措施解決此類問題，提高檔案檔案管理的有效性，使自身的工作能力和管理水平都得到極大的提升。

一、房地產檔案管理工作的重要意義

房地產檔案管理指的是房地產行政管理部門在房地產發證登記、交易買賣等活動中，通過收集整理的方式將產權人房屋狀況以及土地占用情況匯成完整的產權信息，并利用圖紙、照片、錄音等載體將其統一歸檔，作為日后產權變更的依據。因此，房地產檔案管理人員的工作水平，會對檔案利用效率起著決定性作用，為了更好地適應當下我國社會的需求，需要通過正確的管理方式來保證檔案管理的有效性，同時還要按照相關法律規定依法對房地產檔案進行管理，以此來促進房地產檔案管理的權威性和實用性，使其價值得到充分發揮，同時，還要利用現代化的管理手段，實現數字化檔案建設，對提高檔案管理效率起著積極作用。

二、房地產開發企業檔案管理現狀

（一）檔案管理創新意識不強。隨著我國經濟社會的發展，房地產檔案在不斷增多的同時，檔案利用效率也在不斷增長，人們對所提供的服務質量和要求也在不斷增多，這要求檔案管理人員在原有工作職能基礎上不斷提高自身的行政管理水平和服務水平，具有良好的服務意識，同時還要不斷與時俱進，細化檔案管理規則，提高檔案管理的先進性。當下房地產檔案管理人員不論從自身的工作能力上還是創新意識上都比較欠缺，檔案管理效率低下，不利于對檔案進行有效利用。

一、加強信息化建設

長期以來，房地產實體檔案的保護和利用一直是一對無法回避的矛盾。檔案利用得越多，越能體現檔案自身的價值和檔案的專業管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對實體檔案造成或多或少的損害，不利于實體檔案的長期保存。解決矛盾的出路只有加快檔案管理信息化、網絡化步伐。檔案的信息化建設徹底改變了這個局面，通過電子掃描等手段能將檔案所涉及的內容完整保存至電子載體，將實體房地產檔案轉換為電子檔案，通過網絡授權提供非實體檔案調閱，真正做到保護和利用“魚”與“熊掌”兼得。同時，在房地產檔案管理活動中全面應用信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化進程，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心轉變的過程。通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實現檔案信息資源共享，大大地提高房地產檔案的管理水平。通過掃描房地產檔案，實現檔案的數字化，用戶可以通過房淺議新時代的房地產檔案管理工作地產檔案的影像查詢系統，直接在網上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時也保護了實體檔案。房地產檔案信息化建設，不僅是利用先進設備和技術形成內部局域網絡，實現檔案庫房與政府管理部門以及系統內部各事業單位各辦公地點之間的網絡聯通，而且也有利于房地產檔案管理機構內部克服庫房容量小、庫房較為分散等不足，真正實現庫房有效集中管理，還可以在內部管理系統中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實體的存放位置，方便管理人員在庫房中或多個分散型庫房之間快速調閱所需的檔案。長寧區房地產檔案管理部門通過建立局域網和市區內網聯網平臺，利用先進信息技術手段開發應用了檔案管理系統，分層次多渠道提供房地產檔案信息資源。在長寧區“十三五”信息化建設與應用頂層設計戰略部署和要求下，通過系統升級、信息化硬件設施更新，全面提升房地產檔案信息化應用層次，為增強惠民服務能力提供強有力支持，實現房地產檔案服務融入上海“智慧城市”建設目標，服務大局、服務民生，進一步實現房地產檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房地產檔案信息服務。

二、強化利用服務

(一)服務大局

近年來長寧區房管局著力推進“十三五”規劃中各項重點工作實施：推進舊區改造，探索不成套房屋改造；保質保量完成舊小區綜合整治和住宅修繕工作；大力推進住宅建設和保障性住房體系建設；積極開展權籍管理和房地產市場工作。面對一系列全局性重大舉措，檔案工作也必須緊緊圍繞大局，堅持“融入、進入、介入、深入”的服務目標，積極參與全局中心工作和重大活動，發揮好檔案工作自身特點，利用好檔案管理的專業優勢，通過加強對全局各業務科室重點工程聯系、溝通，強化對重點工程檔案的管理，為全局各項重點工作提供檔案服務，做到局的決策部署到哪里，相應的檔案工作觸角就延伸到哪里。在全局各項中心工作推進中做到檔案工作同步部署、同步推進，確保檔案工作跟進到位。同時，注重全局工作推進過程中的材料收集整理，承擔積聚和保存全局工作軌跡的光榮使命，為發展做好記錄、留下記憶。

（二）服務民生

在市場經濟環境下，房地產屬于重大資產，其權利以登記為準，因而房地產登記資料成為房地產檔案的重要組成部分，能夠為房地產權屬登記確認服務。房地產權屬可不斷轉移和變更，房地產權屬檔案是合法房地產取得和變更行為的確認依據：為房地產交易審查服務，確認交易行為的合法有效性；為法院解決房地產糾紛服務，伴隨著房地產市場的繁榮與發展，房地產抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢，因此權屬檔案便成了司法部門解決房地產糾紛的主要依據。長寧區檔案中心承擔了區房管局房地產登記資料查閱和政府信息公開受理的窗口工作，被納入長寧區政府服務窗口規范化建設之中。檔案中心在原有基礎上更加注重民生房地產檔案開發利用，不斷拓展房地產民生檔案服務種類。在接待窗口設立了便民服務、服務指南告知單、意見箱簿、展示牌等資料和設施，要求接待人員做到來有迎聲、問有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規范。為了加強檔案查閱接待窗口的規范化建設，通過排隊叫號系統，在保護檔案查閱人隱私的同時提高庫房管理水平和使用效率。通過修訂內部人員查閱單、重新制作公示欄、深入學習登記資料暫行規定、互相討論學習、建言獻策等方法進一步提高窗口接待操作規范水平。在窗口醒目位置增設錄音裝置，配合監控設備將日常接待窗口的聲音圖像全部保留下來，以便在遇到特殊情況時調閱查看，避免糾紛，在保護窗口工作人員的前提下也能更好地為市民服務。