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一、辦公室文秘應具備的素質

（一）較強的大局意識

不管是給領導擬寫各類發言稿還是為單位寫各類綜合性材料，辦公室秘書都要站在領導的高度上去審時度勢。亦或是組織本單位開展活動，代表本單位對外聯絡，都要時刻樹立大局意識，時時刻刻在大局中定位，在大局下行動。吃透上級精神，維護集體利益，為領導當好參謀，為集體保駕護航。

（二）堅決的服從意識

人們都說軍人以服從命令為天職，其實辦公室秘書在工作中也應該有強烈的服從意識。無論在工作安排上還是在任務分配上，尊重領導的決定。只要不是特別離譜的決定，只要符合大政方針，符合發展要求，要堅決服從領導決定。努力建立良好的上下級關系，促進集體的和諧發展。

（三）較強的學習意識

身處知識經濟時代，知識、理念不斷更新。辦公室秘書只有不斷學習，更新觀念，樹立自覺學習，不斷學習的理念，把學習當成一種責任，做到“在工作中學習，在學習中工作”，敢于突破老觀念，老方法，創新工作方式，才能提升自身的素質，從容面對各種新的要求，新的挑戰。

二、辦公室秘書應具備的基本技能

辦公室秘書作為辦公室工作的重要人員，其能力的高低，一定程度上決定著辦公室工作是否能順利開展。有人說“能說會寫，能吃會喝，能吹會侃”是辦公室秘書必備的技能。雖然有戲說成分，但是，一定程度上注重培養辦公室秘書基本技能，是辦公室工作順利開展的基礎。辦公室秘書應注重以下幾種能力培養：

（一）扎實的文字寫作功底

文字寫作工作是辦公室秘書綜合能力的主要方面。無論是起草文書，修改文稿還是撰寫各種綜合性材料，都需要良好的駕馭文字能力，這就需要辦公室秘書具有扎實的文字功底，只有功底扎實，才能適應各種各樣的文字材料，從而使辦公室工作更加自然順暢。

（二）良好的口頭表達能力

口頭表達能力是辦公室秘書同單位內部、個單位間日常交際的基本能力。優秀的秘書要有好的口才，要能說會道，善于表達自己的觀點，可以用最簡潔的語言表達最豐富的內容，還要富有幽默感，善于與人溝通交往。只有做到三言兩語把復雜的問題講透徹，才能激發調動單位成員情緒，使單位成員和諧相處。

（三）較強的協調組織能力

辦公室是組織協調本單位工作的樞紐，所以協調組織能力是辦公室秘書必備基本功。辦公室秘書工作大部分是安排領導活動，組織召開會議，辦理接待來信來訪，對外聯系以及購置、保管本單位日常辦公用品等。這都要求辦公室秘書具有較強的協調組織能力和干事辦事能力。只有具備這種能力，才能把辦公室瑣碎工作系統化，復雜問題簡單化。

三、辦公室秘書應具備的專業知識

辦公室秘書這一崗位尤其專門的職業要求和條件，在不同時代背景下，雖然要求各不相同，但是對于專業知識的這一要求從未改變。新時期對辦公室秘書的專業知識要求更高，不僅要有深度還應該有廣度。在辦公室專業知識的要求上，應注意以下方面：

（一）崗位業務專業知識

辦公室作為一個單位的綜合辦公部門，職能幾乎涉及了各個領域，其職能的特殊性決定了辦公室秘書應具備其扎實的專業知識，不僅熟識理論知識，還應在工作中完備自身的專業實踐知識，了解辦公室秘書的一系列性質和職責等熟悉其常規做法和應急措施，做用理論武裝頭腦的專業辦公室秘書。

（二）相關學科專業知識

辦公室工作面臨情況錯綜復雜，千變萬化，這就使得辦公室秘書要不斷拓寬知識面，開闊視野，更新知識結構。通過學習相關學科專業知識，尤其是管理學、經濟學、法律等專業知識，增強決絕問題的能力，從而適應辦公室瞬息萬變的工作要求，做優秀的辦公室工作者。結語辦公室秘書工作性質重要，內容瑣碎。只有具備過硬的素質、良好的基本技能和扎實的專業知識才能有條不紊的推進辦公室工作，切實將辦公室打造成真正的“員工之家”

作者：牛偉偉 劉璐璐