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一、社會保險業務與檔案信息管理“一體化”模式的優點

1.“一體化”系統“事前/事中”掃描作為檔案影像收集的主要途徑，提升了檔案著錄質量和效率

經辦窗口從業務受理開始，適時將參保人提供的原始資料、憑證掃描到系統之中稱之為“事前/事中”掃描。“事前/事中”掃描的優點，一是將檔案管理延伸到經辦的前端，可以對檔案從形成開始伴隨經辦全程，實現檔案和影像的全生命周期管理。在經辦過程中適時生成著錄信息，做到筆筆有宗；二是可以通過經辦采集的信息同時抽取形成檔案（影像）著錄信息，這種著錄方式準確、唯一，避免了錄入差錯。

2.“一體化”系統“事前/事中”掃描，為無紙化協同辦公、內控稽核提供支持

“事前/事中”掃描這種方式的檔案影像收集，一是為網上協同無紙化辦公提供了極大的方便。業務資料、憑證影像在網上流轉，使業務在網上的復核、審批更加直觀方便，不需要傳遞紙質憑證資料，為實現無紙化辦公打下基礎。二是為內控稽核監督提供了完整的經辦影像支持。由于經辦資料影像化、經辦的審核、審批全部在網上完成，檔案資料影像與經辦結果一一對應，內控監督完全可以深入經辦的各個環節，避免了現場面對面監督的尷尬，實現了背對背的監督把關。

3.“一體化”的業務檔案“事前/事中”掃描為遠程辦公和網上經辦提供支持

“數據向上集中、業務向下延伸”是強化監督管理實現利民便民的重要途徑。網上經辦、社區或保障所代辦、遠程辦公是業務向下延伸拓展服務方式的重要途徑，但這些經辦方式最大的瓶頸就是憑證資料的審核。通過“事前/事中”對憑證掃描，再結合電子印章和二維碼印證，通過網上遠程事前審核電子影像，使更多業務可以通過網上辦事大廳實現網上遠程經辦，也可實現業務遠程代辦，這樣擴大了基層代社會保險業務與檔案信息系統“一體化”管理初探理機構和網上經辦的業務范圍，減輕了大廳經辦壓力，方便了參保企業和個人。

二、社會保險業務與檔案兩個管理系統的“一體化”管理路徑

1.整合業務流程和操作規程

這個過程，就是使原來獨立于業務經辦之外的業務檔案收集整理和影像化過程，融入業務經辦流程之中，按照“邊經辦、邊收集、邊影像化、邊著錄”的同步操作規程，將檔案歸集和整理、影像化和著錄業務并入業務經辦的相應環節，整合成新的“一體化”流程。

2.整合開發需求和異構系統

根據“誰經辦誰收集、誰收集誰影像化”的檔案管理職責劃分，重新調整業務系統需求，在整合需求的前提下，重新開發或調整經辦系統，使兩個系統能夠實現無障礙數據交換、存儲、共享，兩個系統的開發建議選用統一的開發工具平臺、統一的數據庫，為兩個系統的“一體化”提供便利。

3.整合事前掃描和事后掃描。把掃描著錄放在前臺經辦業務過程之中，擔心是否會降低經辦效率，但鑒于前文闡明的諸多優點我們不能因噎廢食，應在“一體化”的前提下考慮如何提升經辦效率問題。經過多年來的工作實踐和對天津、福建、廣東等省市不同系統的對比考察，“事前/事中”掃描對于大多數經辦業務的效率影響不大，如果每筆業務用時平均在15分鐘左右，而每一筆業務的資料掃描或高拍、著錄信息錄入平均需要加時60—90秒，時間占比并不大。如果遇到業務繁忙或繁復業務，可以根據具體業務有選擇的采用事前掃描或事后掃描。

4.平衡使用掃描設備和高拍儀

“一體化”系統如何選用主掃描設備也是“一體化”系統應用的一個值得關注的問題，便攜式高速掃描儀應作為“一體化”掃描的主要設備，它與高拍儀相比具有速度快、使用方便的優點，但比高拍儀成本高。高拍儀作為影像化前端設備具有成本低、對憑證原件直接拍照，不需要對證件再進行復印，降低經辦成本，但缺點是不適合大量紙質復印件的影像化，效率較低。

作者：喬靜文 單位：吉林省社會保險事業管理局