醫院人事檔案管理數字化信息應用
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摘要：人事檔案管理是醫院管理工作的重點內容，是對過往人事變動情況的有效記錄，同時為當前和未來工作提供可靠依據，促進醫院發展水平的提升。傳統工作方式已經難以適應當前工作要求，必須對加強數字化信息管理力度，真正體現人事檔案的價值。除了要明確數字化信息之于人事檔案管理的意義外，還要對其中存在的問題進行分析，以便制定有效的人事檔案管理策略，滿足實踐工作要求。
在我國醫療體制改革進程當中，醫院建設規模和數量不斷擴增，為人們提供了良好的看病就醫環境，有利于促進我國醫療事業的繁榮發展。做好醫院的人事檔案管理工作，能夠對當前人力資源進行優化配置與高效利用，促進醫院整體管理水平的提升。尤其是醫院發展必然以人才作為基本保障，應該加強對人事檔案管理的重視，促進工作效率與質量的提升。數字化信息在人事檔案管理中的有效應用，可以構建管理工作新模式，增強管理手段的科學性與先進化，為資源共享與利用提供了可靠保障。在市場競爭不斷加劇的趨勢下，醫院只有做好數字信息化建設，才能增強自身的核心競爭力，為醫院的長遠發展打下基礎。因此，應該從醫院發展現狀出發，根據數字化信息的基本特點制定針對性管理工作方案，實現對實踐工作的有效指導。
一、數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用重要性
在人事檔案管理中應用數字化信息，為電子化檔案的創建奠定了基礎，相較于傳統的紙質檔案，在空間占用上較小，能夠節省空間。通過網絡空間可以實現對電子檔案的有效存儲，大大提升了檔案管理的工作效率，減輕工作人員的壓力和負擔。隨著計算機存儲量的上升和數據交換速度的提升，可以滿足檔案的使用需求。借助于網絡還可以加快人事檔案資源的共享，滿足各個部門與科室的工作需求。電子檔案在歸檔、存儲和整理、調用中都具有明顯的優勢，通過計算機就可以接收所需信息，大大增進了不同部門的交流溝通，體現人事檔案在醫院管理工作中的價值。通過采取有效的保密技術和安全防護措施，也能夠使人事檔案的保密性得到增強，避免人為操作失誤引起的信息泄露和丟失等問題。在醫院的考核工作當中，可以通過快速調閱人事檔案對不同人員進行評估，保障流程的公開性和公平性，防止暗箱操作等問題，為考核者提供極大的便利。
二、醫院人事檔案管理中存在的問題
1.管理方式單一管理方式單一化是傳統管理手段的主要弊端，導致在檔案資源收集、整理、分析和調用中存在較大的局限性，無法為醫院人事管理提供可靠的保障。在醫院改革進程當中，未能對當前制度體系進行優化和完善，傳統制度與規范難以符合當前信息化建設需求，其執行效果不佳。未能對人事檔案進行分類分級處理，導致在查詢和使用中十分不便，檔案錯拿和缺失等問題逐漸增多。對于數字化信息的重視程度較低，未能意識到在實踐工作中的重要性，資源配置存在諸多不合理之處，導致醫院的經營成本上升。因此，應該以數字化建設為契機，提升人事檔案管理手段的多元性與豐富性。
2.信息更新緩慢人工管理的方式在傳統工作中較為常用，這就會對工作效率產生嚴重影響，檔案資源信息的價值未能得到有效體現。尤其是隨著人事部門工作業務和內容的增多，在檔案管理中涉及的信息量也呈現出海量化的特征。進入到大數據時代以來，給檔案管理工作帶來了較大的挑戰，傳統管理方式在信息收集、整理和保存等方面都存在滯后性弊端，導致信息更新緩慢。決策工作需要以最新的人事檔案信息為依據，因此會導致決策科學性和可行性受到影響。
3.人員素養不高醫院人事檔案管理工作人員的專業能力較低，是限制數字化信息有效應用的主要因素。在部分工作崗位中存在一人多職的現象，認識檔案管理的專業性不足，無法認識到當前信息化建設的必要性，導致管理工作實效性不足。未能根據當前工作需求進行專業培訓，其專業知識與技能較為落后，在工作中固守傳統工作理念和方法。對于檔案安全性的重視程度較低，未能采用先進技術做好系統安全防護工作，網絡病毒和黑客等對檔案安全性和保密性造成威脅。人事檔案管理工作隊伍的活力不足，缺乏高素質人才。
三、數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用策略
1.建立電子信息平臺電子信息平臺的建設，是開展人事檔案信息化與數字化管理的基礎與前提，因此應該加強建設力度，滿足醫院的未來發展需求。在該平臺下，能夠實現對多種類型的人事檔案資料的統一化管理，對文字信息、圖片信息和數字數據等進行整合，通過數字化信息的形式進行分級分類管理。這不僅有利于資源的優化配置，而且滿足了信息的共享需求，有助于增進各個部門之間的合作交流，防止出現信息孤島效應。在電子信息平臺的建設當中，應該以技術平臺、業務平臺、數據交換平臺、集成平臺和應用平臺的構建作為核心內容，增進各個子平臺的有效銜接，為人事檔案信息數據的收集、整合、存儲、分析與調用等提供便捷條件。首先，應該保障電子信息平臺的標準化特點，使其能夠在統一標準下實現各項功能，增強使用效果。其次，應該保障電子信息平臺的復用性和擴展性特點，能夠為今后業務擴展等工作提供可靠保障，防止資源浪費的現象發生。加快紙質檔案向電子檔案的轉化，解決傳統管理模式下的種種弊端，增強先進技術的應用價值。為了能夠增強電子信息平臺的功能，還要對不同科室和部門的工作特點進行深入分析，拓展系統功能，滿足工作人員的個性化需求。
2.加強檔案風險管控人事檔案會關系到醫院的整個人力資源管理工作成效，也會對醫院的未來發展產生直接影響，因此應該對檔案風險實施有效管控，從而增強人事檔案的保密性和安全性，防止信息丟失或者破壞等問題的產生。在管理工作中應用數字化信息時，雖然可以給工作人員帶來較大的便捷，但是由于網絡具有開放性的特征，因此其面臨的風險也在不斷升高。尤其是黑客攻擊和網絡病毒等因素的存在，也導致人事檔案安全性受到威脅，只有不斷提升防護意識與防護力度，才能避免意外問題的產生。應該促進管理人員責任意識的增強，防止對檔案進行篡改，通過法制化建設對工作人員行為進行約束與規范。在科學技術水平不斷提升的趨勢下，網絡病毒和黑客攻擊等也更具隱蔽性特點，給系統防護工作帶來了較大的挑戰。應該通過防火墻和殺毒軟件的應用，實現對上述問題的有效預防，保障內部網絡的安全性。同時，人事檔案管理權限的設置，也是增強檔案安全性的有效措施，可以通過人臉識別、指紋或者密碼等進行加密處理。應用特定格式對數據信息進行處理，促進信息錄入便捷性和準確性的提升，防止信息丟失或者破壞等問題的出現，為信息化與數字化建設提供保障。對檔案修改程序進行有效規范，尤其是在紙質化檔案的錄入中，應該保障信息的真實性。
3.規范管理操作流程應該明確醫院資源規劃要求，實現對數字化信息技術的有效利用，完善人事檔案管理系統的同時，對管理工作操作流程加以規范，防止出現混亂狀況。分類管理各類人事檔案信息，保障信息的真實性、精確性和全面性。在安排不同管理崗位任務時，應該明確工作人員的基本能力，包括信息化素養、查閱能力和打字速度等等，確保人才價值得到充分發揮。對檔案管理查找頁面進行針對性設計，使搜索字更加符合醫院的實際工作特點，加快人事檔案信息的查閱速度。數字化檔案相較于紙質檔案而言占用空間較小，為檔案的存儲與管理帶來了便捷。隨著醫院建設規模的擴增和業務的增多，人事變動也會更加頻繁，因此應該建立完善的數據庫系統，并根據工作要求進行實時更新。對數據庫進行定期檢查，防止信息遺漏等問題的存在，以便對其進行補錄處理，避免檔案完整性受到影響。增進與其他部門的信息共享，增強信息整合能力，加快檔案信息的更新。對當前操作規范進行細化處理，包括了數字字典、用戶管理、數據備份、系統日志等，在檔案信息的查閱中應該使用工作賬號。在對單位信息欄數據進行修改時，應該經過上級批準，避免出現擅自修改的現象。對數字字典內容進行查核，以滿足信息查找的工作要求，加快人事檔案的利用效率。在檔案的瀏覽、修改和下載等操作中，也應該設置相應的數據化權限。
4.提升管理人員素養人事檔案管理工作人員的專業素養，也會對信息化建設工作產生直接影響，決定著管理工作的效率。部分管理人員的專業性不足，往往是由其他部門人員兼任檔案管理工作，導致管理工作質量受到影響。為此，應該針對當前人事檔案管理工作的特點與現狀，制定針對性專業培訓計劃，使其專業知識和技能得到更新，了解數字化信息在實踐工作中的應用方法，加快數字化建設進程。在業務學習活動當中，應該確立小組組長，增強其技術能力和責任意識，通過相互監督的方式開展工作，防止人為失誤導致檔案信息安全受到威脅。根據檔案分類、錄入、補錄和校對等工作內容的不同，采取差異化培訓方式，以增強實際培訓效果。在培訓中應該加強對信息化素養培訓的重視，系統化學習網絡信息技術、大數據技術和計算機技術等等，增強管理工作人員的操作水平，適應新時期檔案管理工作特點。接受新的工作理念，增強管理人員的技術應用意識，防止信息化與數字化建設流于形式化。建立完善的招聘機制，引進先進人才，補充檔案管理工作隊伍，增加隊伍工作活力。在招聘中對人才的技術應用能力、業務能力和溝通協調能力等進行考察，保障工作隊伍結構的合理性，根據其自身特點為其分派崗位任務，使其在實現個人價值的同時，為醫院創造良好的效益。
5.完善管理制度體系傳統管理制度呈現出一定的局限性，難以適應信息化建設的工作要求，難以對日常工作形成有效約束，因此必須加快制度改革步伐，增強各項工作的規范性，確保其有章可循。應該根據當前法律法規和政策要求構建醫院檔案管理制度框架，同時結合醫院的發展現狀和未來戰略規劃，對制度進行細化處理，尤其是精細化管理理念的引入，有利于增強制度的執行效果，加快制度規范的落實。建立完善的責任機制，明確人事檔案管理中各個崗位責任，將責任落實到個人，防止責任相互推諉引起的混亂，避免檔案信息受到影響。對用戶權限管理制度進行優化，防止越權管理等問題的發生。建立完善的獎懲機制，對于工作中表現優異的員工進行物質和精神獎勵，為其他工作人員做出良好的榜樣，提升其工作積極性和主動性；對于工作態度懈怠導致企業遭受損失的行為進行處罰，增強其責任意識，認識到自身崗位工作的重要意義。對當前薪酬福利制度進行優化，改善管理人員的待遇，使其能夠在工作中增強歸屬感與凝聚力，為人才的吸引與留住提供制度保障。在購置硬件設備時也應該采用制度加以規范，防止資金浪費等問題的產生，尤其是在檔案管理軟件、程控交換機和長距離數據收發器等設備采購中需要較多的資金。建立設備維護與檢修制度，保障其良好的使用功能，為人事檔案管理日常工作的實施提供可靠保障，防止對工作進程造成影響。
6.完善指標評價體系在醫院人事檔案管理中應用數字化信息，是提升工作效率、體現檔案價值的關鍵途徑，為工作人員帶來了極大的便捷性。但是，也會由于多種因素的影響，導致檔案可靠性和安全性受到威脅。因此，應該指標評價體系的構建作為基礎，實現對人事檔案管理工作的有效評價，及時發現其中的存在的問題，消除數字化建設和信息化建設中的弊端，提高人事檔案管理工作水平。應該促進電子信息檔案安全評價指標體系的快速構建，以應對安全管理的動態化特點，實現對安全問題的有效預防與處理。要加強對電子信息系統威脅的快速、有效識別，明確其風險等級和影響程度，由技術人員對其進行識別和評價，促進評價指標體系的構建，實現對安全風險的定性與定量分析。建立風險評估模型，實現對風險參數的輸入，準確預測在人事檔案管理中可能面臨的威脅及系統的安全情況。
四、結語
在醫院人事檔案管理中應用數字化信息，可以有效節省空間和時間，同時加快檔案資源的共享與利用，增強檔案的保密性。在傳統管理工作當中，由于管理方式的單一化和信息更新存在滯后性等問題，導致人事檔案的完整性和可靠性受到影響，不利于醫院各項工作的實施。為此，應該通過建立電子信息平臺、加強檔案風險管控、規范管理操作流程、提升管理人員素養、完善管理制度體系和完善指標評價體系等途徑，增強數字化信息的實際應用效果，提升醫院人力資源管理水平，為醫院的長遠發展創造良好的內部環境。
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作者：周潔 呂東陽 單位：山東省滕州市中心人民醫院
