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1管理體系文件化和標準化中的問題

簡單地說，貫徹管理體系標準的首要問題是文件化，企業(yè)要策劃形成符合管理體系標準的有形可視的文件，并通過有效控制不斷改進。標準化是一個建立企業(yè)標準并有效實施的過程活動。二者既有各自特點，又存在相互聯(lián)系問題。

1.1文件化的“取”、“舍”矛盾

1509《x洲〕對文件要求分層管理，分質量手冊、程序文件、過程文件等。通常情況下，企業(yè)在貫標前都形成了一套適合自身特點的管理制度文件，在內部已被全員接受。其中一部分符合管理體系標準要求，整合后可直接納人;一部分不符合要求，需要推倒重來，還有一部分獨立于體系之外或與體系有部分聯(lián)系。例如企業(yè)的戰(zhàn)略、創(chuàng)新、人力資源、設備能源、財務、信息技術管理等，無標準可依，但又是企業(yè)管理的重要部分，難以取舍。

1.2標準化的“分”、“合”矛盾

標準化對文件的管理分為技術標準、管理標準和工作標準，按來源又可分為企業(yè)標準和外來標準(國標、行標等)，以工作標準來支持技術標準和管理標準的實施。一般企業(yè)都設有標準化管理人員和相應的管理制度或建立標準化管理體系，往往都是針對技術標準中的產品標準重點關注，對工作標準部分關注，而對管理標準并不重視。這使得標準化工作分散無力。有時甚至標準化人員有職無權，難以有效開展。

1.3文件化、標準化工作的“整”、“合”矛盾

文件化、標準化工作相互交錯，質量手冊和程序文件都應屬于管理文件，而過程文件中又肯定包含有技術標準、工作標準。標準化工作可“大”可“小”，與管理體系文件究竟誰包涵誰?如何協(xié)調一致?特別是不可避免的沖突是，文件化、標準化工作不僅要寫在紙面上，更要求有效實施，在部門管理職責中存在著“整”、“合”矛盾。

2管理體系文件化和標準化工作建議

IS090(刃和IS0l40(Xj管理體系標準的貫徹實施對于提高企業(yè)的管理水平和效率提供了一個很好的模式，彌補了企業(yè)標準化管理中的不足。特別是其中的系統(tǒng)管理和過程管理方法值得每位管理者去實踐中體驗。針對上面所說的問題，本文謹對文件化和標準化管理工作提出一些建議，供交流參考。

第一，文件的“系統(tǒng)整合”管理體系文件進行擴展，各種文件，不管是質量體系、環(huán)境體系還是其他什么體系的，以及公司的其他管理文件，最好都系統(tǒng)整合，建立企業(yè)整體管理體系文件。從對管理體系標準的學習理解來看，所有管理體系文件的結構都基本相近，只是專業(yè)對象不同，過程管理的方法有所區(qū)別。如管理職責、資源管理、測量分析與改進中的大部分文件可合并，只需編寫過程管理中的具體文件，這樣管理文件減少，管理效率提升。但需注意要搞好前期策劃工作，理清管理總體思路。

第二，標準的“合縱聯(lián)橫”標準可納人文件管理的范圍，作為文件管理的特殊型支撐文件。從縱向來說，屬于質量(管理)手冊(一級文件)、程序文件(二級文件)下的第三級文件，都納人受控文件范疇。從橫向來看，標準具有特殊性和獨立性，管理主要著眼于外來和企業(yè)的技術標準，特別是產品標準，而工作標準部分同作業(yè)指導書和制度、規(guī)范相結合，歸人管理體系受控文件之列。通過“合縱聯(lián)橫”，既解決了管理體系文件整體管理的間題，又照顧了標準管理的獨特性，達到和諧統(tǒng)一。

第三，文件化、標準化實施的“統(tǒng)一協(xié)調”通過文件和標準的統(tǒng)一整合后，接下來就是貫徹執(zhí)行的問題。這就需要考慮管理職責問題。我們的作法是兩級管理制:公司級和部門級管理。具體做法是:公司設管理體系文控中心，總體控制公司所有管理體系文件，統(tǒng)一編制、下發(fā)、改進所有文件。文控中心下設文管、標準化工程師、體系工程師等崗位，負責定期內審和管理評審文件的有效性和適用性，并具有管理考核權，工作很有效!根據(jù)管理體系專業(yè)不同，各主管部門負責日常文件化、標準化管理，如質量部門負責質量管理體系、人力資源部門負責人力資源管理體系等，使公司的管理體系不斷進步，有力推動了公司的管理水平和效率的提高。

3結束語

管理體系文件化和標準化是企業(yè)管理工作的重要組成部分，體現(xiàn)了企業(yè)管理水平和效率的高低，只有重視它，才能在激烈的市場競爭中走在前列!