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摘要：高校檔案館收集和集中各個階段的重要活動、重要組織等文件內容，對高校本身的發展建設具有非常重要的意義。然而，隨著科技的飛速發展，信息技術的廣泛應用，給高校檔案館帶來更多的發展機遇，也提出更多的歷史挑戰。創建智慧檔案館，加強檔案信息的智能化、科技化，實現高校檔案館的信息化建設也成為目前的主要研究方向。本文結合智慧檔案館的相關要求，以大數據為基礎，就高校檔案館的建設策略提出比較科學的建議。

關鍵詞：高校檔案；智慧檔案館；建設

0前言

高校檔案作為高校工作的重要組成部分，它是高校建設和發展的全過程歷史記錄，對高校的發展具有重要的信息價值和參考意義。當前，隨著社會經濟的快速發展和高校發展建設內涵不斷深入、范圍不斷擴大，高校檔案信息資源的數量急劇增加，種類更加豐富，形式更加多樣化[1]。高校檔案管理水平，在很大程度上體現高校綜合管理水平。一個管理水平高超的高校，其檔案管理也必然超然卓越。面對浩瀚的檔案數據內容，如何做好高校檔案管理工作，如何充分發揮大數據優勢，提高高校檔案信息服務水平，增強高校檔案信息工作的實效。建設智慧檔案館，讓處于大數據時代洪流之中的高校檔案館發揮高校檔案工作者“善假于物”的特點，運用大數據的思維模式改革傳統高校的信息化管理，科學、高效地運用大數據技術，開創檔案大數據智能化服務體系建設的新局面[2]，從而增強檔案管理的有效性，為優化高校檔案治理體系、提升高校檔案管理水平奠定基礎。

1高校檔案管理信息化建設現狀

根據近期高校檔案館信息化建設情況的統計，不少高校在檔案信息化建設上投入大量精力并取得一定成效。以重慶市為例，據2021年重慶市教育系統檔案事業統計數據，該市絕大多數高校進行實體檔案數字化工作。盡管如此，但或多或少還存在某些問題，結合實際情況分析，主要表現為如下幾種：

1.1檔案管理傳統化意識較重

長期以來，很多人沉緬于傳統的檔案管理模式帶來的舒適區，不屑于尋求變革與創新。這種暮氣的思想首先主要表現在強調對檔案信息的保存和利用，例如在傳統的管理模式下，存儲形式為紙質文件、光盤和DVD，針對這些原本的存儲容量，如何統一管理存儲模式；其次，檔案管理者的視野也較拘泥和狹隘，大多只關注小范圍的管理，沒有考慮高校檔案館還能發揮哪些信息價值、做哪些更有價值的事；同時，相關工作人員也缺乏主動性，工作內容也停留在基礎的檔案管理與信息存儲上；

1.2高校檔案信息資源管理體系混亂

許多高校檔案管理缺少較完善的制度體系，尤其缺少各類專門檔案的管理制度，導致信息資源管理上的混亂。例如，學生的學業成績和學歷檔案有的存檔在學生部門，有的存檔在學校檔案館，導致檔案存儲方向混亂。學生在查閱自己的檔案時時而到教務處、時而到學生處、時而到檔案館，有時還需要跑幾個部門。這種碎片化、凌亂式的管理系統既不利于檔案的管理，也不利于檔案的利用，還很難適應大數據和信息量大內容的處理。因此，制訂各類專門檔案的管理制度，明確各管理部門在檔案管理上的職責分工，是厘清高校檔案信息資源管理層次的重要舉措；

1.3檔案管理人員信息化技術水平一般

很多高校檔案管理人員不具備專業的檔案管理素養，管理能力處于較低層次的水平。改變傳統模式下的管理，必然需加大對檔案人才隊伍的建設。例如，使用現代技術，精通計算機程序，學會使用云計算操作處理復雜的數據內容。也有很多人員沒有全面的知識結構，沒有進取心，對工作內容的處理沒有正確的態度和科學的方法，這也導致難以提高檔案管理整體水平、高校智慧檔案館難以順利開展建設。

2建設高校檔案智慧館的重要價值

2.1優化信息處理

開展高校檔案智慧館建設，能充分發揮信息技術優勢，從而提高科學數據管理的有效性。特別是從近年高校的發展歷程看，高校檔案數據呈現快速增長趨勢，數據信息量開始越來越龐大。對檔案數據的處理上，存在重復操作的情況。比如有的檔案本身是電子文件，偏偏要打印成紙質檔案歸檔，然后又通過掃描數字化存入檔案管理系統，既費力、又費錢，還降低工作效率。面對這種情況，如不迅速進行新技術的更新改造，將會不斷降低高校檔案管理的有效性，也會對高校檔案服務模式和服務質量產生一定的負面影響。傳統方法下檔案信息查詢分析中的一些技術內容難以完成，而大數據以及智慧化檔案館的優化技術可很好地解決這個問題；

2.2挖掘信息價值

通過大數據技術的計算能力，可實現檔案信息查詢的自動化，與人工查詢相比，大大減輕檔案人員的負擔，非常有效地減少時間和人力。結合大數據信息技術，在檔案館的信息構建中更加深刻地挖掘檔案的信息價值，為進一步優化高校檔案管理，大數據的管理和服務模式應從制度到使用內容、方法等方面進行深化和完善。可實現結合用戶的不同需求建立不同的檔案，為廣大用戶提供個性化的檔案服務，也可創新服務模式，發揮大數據檔案管理的更多優勢；

2.3豐富使用體驗

在大數據時代的背景下，展開高校智慧檔案館的構建，能充分發揮技術優勢，感受信息化技術的力量，擁有更便捷、更豐富的數據使用體驗。隨著市場經濟越來越快的發展，高校檔案信息服務管理也開始遇到更大的困難和挑戰。為保存對高校建設具有重要意義的信息內容，充分利用高校技術展現更多數據價值，開展大數據技術改進研究至關重要。

3高校建設智慧檔案館需應對的挑戰

檔案館如何更好地融入科技，并將其逐步發揮和應用在在線平臺上。以及如何保證文件數據的信息傳輸不泄露、不丟失，是引入大數據技術應考慮的關鍵問題。作為高校大數據最直接的展示方式，充分發揮服務模式的效率，保證服務的個性化和精準化也非常重要。以下就上述部分問題進行詳細探討，希望能找到問題的根源并采取相應的解決方案，以促進高校檔案管理工作的更好運行。

3.1大量數據導致的檔案館存儲問題

首先，由于比較傳統的檔案數據遺留問題，這也給大數據技術的引入帶來高校檔案館信息的存儲問題；此外，在服務模式中，如何對這些龐大的信息內容進行分類和管理也是一個關鍵點。傳統的數據信息大多以結構化的方式存儲，但大數據技術可用非結構化或半結構化的存儲方式。在非結構化或半結構化存儲技術中，可進行多種數據信息篩選，篩選結果也可記錄反饋。由于傳統的存儲類型不同于大數據信息的存儲方式，在大數據技術的融合中也存在信息不和諧的問題。如何解決這個問題，還需要建立大數據技術集成體系，合理區分不同存儲的信息內容；

3.2傳統檔案館與智慧檔案館的模式差別

在傳統的檔案服務內容中，把檔案服務的重心放在相關信息的保存和查詢。如何充分發揮信息內容的最大優勢還沒有完全體現出來。因此，目前的傳統檔案服務內容較片面，傳統檔案館使用模式的方式也很單一。針對這一問題，充分發揮高校檔案管理的信息優勢，體現信息的有效性和準確性，在整合大數據技術時，要注意大數據時代的資源結構特點，強調個性化和智能化中的檔案館建設技術。傳統的文件服務類似于文件信息的存儲和調用平臺。用戶需要結合特定的文件內容，因此可相應地訪問到具體的文件信息。這種模式下的文件服務效率不夠高，不能給用戶帶來更多的服務價值。無法對文件信息進行深入研究和篩選相關關鍵詞信息。為保證檔案服務個性化、多樣化和高效率，構建智慧化的檔案館體系也就變得愈加重要。

3.3檔案信息的安全

在大數據技術下，高校檔案館內容將以在線為主。同時，服務模式也更加強調開放和共享。在這項服務的前提下，如何保證檔案信息內容不被泄露和濫用，防止丟失，應提前做好檔案信息的安全工作。尤其是大數據信息技術，內容多、處理速度快。面對海量的信息，如何保證不出錯，不會遇到其它情況，會使安全工作非常復雜。首先，要有一定的專業技術，能了解信息防火墻的基本設置；其次，要結合文件管理的操作流程和文件內容，合理安排使用過程中每一操作的步驟，防止文件信息泄露；同時，要注重高校檔案館的服務模式和服務內容，體現高校檔案館的整合優勢，注重高校檔案館資源的進一步優化；

3.4檔案管理人員的專業問題

結合高校檔案管理相關人員的綜合素質，大部分工作人員的檔案專業性體現不夠，多數檔案工作者并非檔案專業或檔案相關專業畢業，而是來自千差萬別的不同專業，從不同工作崗位轉崗而來。一些檔案工作者剛入職時沒有接受過檔案專業業務培訓，在工作中也沒有較系統地學習檔案相關知識。這也導致大多數檔案工作者只停留在檔案的存儲和檢索上，并不能真正發揮檔案管理的優勢，體現檔案管理信息的價值。尤其是在大數據技術引入過程中，有的檔案管理人員甚至對新的檔案存儲方式表示質疑。這進一步說明，有為數不少的檔案管理員不專業、工作水平低下。如何改變這一部分檔案管理群體人員的狹隘認識，以及提高檔案管理人員的工作質量，都是亟待解決的問題。

4建設高校智慧檔案館的有效策略

針對以上問題，在大數據時代背景下，如何充分發揮大數據技術的優勢并將其引入高校檔案館的智慧建設中，體現大數據信息的快速處理和高校檔案的服務特色是當前研究的主要目的。從以上突出問題的內容看，首先，要解決海量數據信息面前的數據存儲工作；其次，要關注傳統數據處理與大數據技術中數據處理工作模式的不同，由此努力創新工作模式；此外，還應充分考慮檔案館內信息使用的安全性。要防止檔案信息泄露和濫用檔案信息的情況。只有做好安全防護，構建的數據資源才能可靠；最后，為使高校檔案館的建設工作更加持久穩定，還要注重提高工作人員的工作水平，只要不斷加強技術和人員的實力，就可保證檔案管理的穩步推進。

4.1建立標準化的資源數據體系

要充分利用傳統的大數據管理模式，首先要強調檔案技術與大數據管理系統的融合。在資源數據中，已有電子文件可通過一定的技術實現電子檔案單套制歸檔，提高檔案歸檔效率。加強校際協作，可與其它高校開展協同合作，構建可相互借鑒、相互利用、有機整合、優勢互補的檔案信息資源。確定資源在數據系統中的存儲分類和資源使用情況，根據資源的分類設置相關的系統設置。在資源數據的存儲位置和內存管理上，內存大小要適應傳統檔案存儲空間，盡量為檔案數據信息的擴展騰出足夠的空間，提高檔案數據的可用性，體現檔案數據信息的綜合價值；此外，在資源數據系統中設置資源共享平臺，為檔案信息提供一定的交互空間。通過以上方法，將傳統檔案館與大數據技術下的檔案館的使用和連接聯系起來；

4.2構建開放的檔案管理工作模式

由于傳統檔案館在檔案信息存儲中采用不同的信息結構，大數據技術下檔案管理和服務體系的構成要注意改進現有的工作模式。大數據是云計算發展的產物，具有數據挖掘、分析和計算的能力。因此，通過這種方式，可在處理檔案大數據的過程中充分發揮這一優勢、充分發揮云計算和大數據的先進技術，實現檔案數據的智能化運營。做好大數據時代檔案信息服務和技術支持工作，還需要優化對檔案信息資源的結構化，并在服務系統中設置個性化的檔案信息存儲選項。通過繼續加強高校新型檔案資源整合，加強與第三方專業化的信息技術服務機構開展技術合作，為高校檔案資源搭建網絡資源共享平臺，不斷優化檔案信息資源利用大數據的處理技術，打開封閉式的檔案管理模式，構建開放式的新型檔案管理模式，實現高校智慧檔案館的建設；

4.3增強智慧檔案館的數據安全性

由上可見，檔案管理的數據安全是高校智慧檔案館建設質量的最關鍵環節。如安全生產工作未能做好，將影響檔案管理的整體運行，必將破壞已建立的大數據技術檔案管理體系。而且，無數實踐案例以慘痛的事實表明，技術越先進，這種破壞對檔案管理的傷害性程度將更大。因此，在檔案文件管理的安全性方面，在高校智慧檔案館建設中必須放在重中之重的位置。首先要在網絡平臺的數據傳播中設置防火墻，通過信息技術攔截來源不明的用戶，限制其使用；同樣，在用戶使用方面，也要進行分級管理。上級管理重要程度高的檔案內容，下級需要申請檔案，并做好重要檔案資料的備份，以防丟失。為充分發揮檔案管理的有效性，要制訂檔案管理平臺的使用規則，要求每個用戶都遵守和執行。針對高校智慧檔案館的數據使用和應用情況，設立相應的檔案信息使用管理體制，并要求每個工作人員嚴格按制度執行，從而更好地加強和完善智慧檔案館的實用性；

4.4提高智慧檔案館相關人員信息化技術水平

人才素質是做好一切工作的關鍵性因素。智慧檔案館要求的檔案管理信息處理技術和傳統內容都大不相同，相關工作人員的工作素質要能結合實際做到相應的增強和提高，注重自身的專業素質培育，提高工作上的專業化。建設高校智慧檔案館，必須要讓高校檔案館所有的管理人員“智慧”起來。檔案部門工作人員要提高檔案意識，在內心深處把檔案工作放在非常重要的地位，要與一種與檔案工作共進退、共發展、共榮辱的思想意識。高校智慧檔案館要注意引進具有檔案及相關專業背景的專業化人才，建立高素質的檔案管理人才隊伍，不斷壯大隊伍實力。檔案管理人員要多接受平時檔案工作的培訓，上崗前進行專業考核，遇到不合格的要重新學習。鼓勵檔案管理人員自覺學習先進的信息技術，提高技術水平，敢于提出服務創新的意見和想法，為高校智慧檔案館建設與運營管理工作的順利開展貢獻自己的力量。

5小結

總之，建設高校智慧檔案館，要從改進工作模式，創新檔案服務形式，為檔案管理服務提供更合理的定位出發，增強檔案從業人員的綜合實力，將云計算與大數據有效結合以充分發揮大數據的技術性和科學性。通過增加檔案信息網絡共享防火墻，保證檔案信息內容不外泄，加強檔案信息使用中使用步驟的規范化。通過檔案資源的整合優化，實施電子檔案單套制，構建檔案資源保障體系，促進檔案信息資源內、外部整合，增強檔案信息化的思想服務意識，為檔案館多元化發展模式奠定基礎。助力檔案信息智能平臺的構建以及加強高校智慧檔案館的構建。未來，我們將對高校檔案館的管理和服務建設進行更詳細的闡述和深入研究，以提高高校檔案館的綜合水平，使高校檔案館的信息更有實用價值。

作者:揭定印 單位:重慶財經職業學院