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【摘要】電網建設項目檔案真實地記錄和反映了電網建設工作的全過程，是建設工程內在質量的見證材料，是項目竣工驗收、改建擴建、考核評優的依據。本文從電網建設項目檔案管理的重要意義入手，指出目前我國檔案工作中存在的管理問題，探究對策并提出解決措施。為規范電網建設項目檔案管理工作提供參考依據。

【關鍵詞】電網項目；檔案管理；有效方法

電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。

1電網建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。（5）檔案管理系統落后，不能體現檔案信息化管理的優勢。隨著互聯網+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業使用的檔案信息管理系統仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統當中去。檔案系統與信息化管理無統一標準，系統平臺的業務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統數據庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發揮出它的真正優勢。

2提升電網建設項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規章、管理制度和業務標準規范等）和管理網絡。通過明確檔案管理規章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網企業還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統一集中的檔案信息管理平臺，以實現建設項目檔案集中化、系統化、電子化管理，以此達到實現項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩定，加強檔案人員業務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網絡，實現檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，電網企業應加強檔案工作人員的業務培訓。可以采用專業技術培訓、業務交流學習、模仿優秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業績與工資績效、職稱評定、評先評優等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監督機制，應由建設單位與監理單位共同監督各參建單位的執行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監理單位的檔案管理進行再監督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統有序。卷內文件應格式規范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統一標準，力求通過細節管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡資源提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數據庫存儲系統，規劃網絡環境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統一的信息化標準規范。③培養檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數字化。⑤加強數字檔案館建設，數字檔案館的特點是存取檔案信息網絡化，它是一種無形的信息組織與利用環境，它為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數字化檔案館環境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現檔案信息資源共享。

3結語

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

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作者:陳瑩 單位:廣西電網有限責任公司梧州供電局