前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了談信息時代檔案管理工作實踐與創新范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：隨著科技不斷發展，信息技術時代已經到來，對于社會發展產生了重要影響，增加了信息傳播效率，促進了市場新交流。企業在發展過程中，會產生大量的生產資料、管理資料、人事資料等，如果能夠利用信息技術開展檔案管理工作，可以節約檔案管理，實現檔案管理工作價值。故此，文章將概述信息化管檔案管理概念及其特點，研究我國信息時代下檔案管理問題，并探究信息時代下檔案管理創新辦法，旨在提升企業檔案管理工作效率，優化企業內部決策，促進企業的長遠發展。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作方法；創新實踐

在信息時代下數據交流日益緊密，企業在生產與管理中產生大量的資料，需要企業內部加強數據信息管理，做好檔案管理工作，企業管理人員才能夠準確把握企業生產情況，做出正確的企業管理決策，促進企業長遠發展。傳統檔案管理工作主要以人力為主，負責收集企業內部數據信息，并建立檔案，確保檔案的安全性，提供檔案查閱服務。但傳統檔案工作有著明顯的局限性，隨著企業經營時間延長，檔案資料愈來愈多，給予了檔案管理人員非常大的工作負擔，檔案應用效果也不佳。故此，企業在開展檔案管理過程中應該采用信息技術，創新檔案管理工作方式，發揮檔案的價值。

一、信息時代下檔案管理工作概述

1.概念

檔案管理工作，是指檔案信息整理與檔案實體整理工作，并為檔案利用者提供各項服務。檔案管理工作是企業、事業工作單位重要運行、發展的重要內容。信息時代下檔案管理是指信息化檔案管理，在傳統檔案管理的基礎上利用信息技術開展檔案管理工作，能夠保障檔案管理有效性，提升檔案管理效果。檔案管理工作環節為：收集→整理→價值鑒定→保存→編目→檢索→統計→編輯→編纂→利用等多個部分，將信息技術應用于其中，可以發揮檔案價值，服務于檔案利用者。在信息時代下檔案管理工作主要分為實體管理與信息開發兩個部分，分管實體檔案與信息化檔案。因此在信息時代下開展檔案管理工作，要充分地認識到檔案管理工作重點變化，完善檔案管理工作方式，真正發揮檔案管理工作價值。

2.特點

信息時代下開展檔案管理工作，具有明顯的信息化特點，能夠讓檔案管理工作實現多樣化、全面化，真正發揮檔案工作價值。具體特點主要分為以下幾個方面：（1）全面化特征在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產資料管理、人事檔案等主要檔案管理內容，企業在運行過程中產生的一切數據都被全面納入信息化檔案管理工作當中，全面把握企業內部數據資料，豐富檔案內容，也能夠為企業實現檔案管理價值提供必要的基礎。企業在開展檔案管理工作時，應該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。信息化特征信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術開展檔案管理工作。具體表現為以下幾個方面：①用信息技術收集各項資料，并通過信息技術進行數據整理；②構建檔案管理數據庫，用數據庫儲存各項檔案管理信息，實現信息化儲存；③利用信息技術為檔案利用者、管理者提供各項服務，實現信息化檔案管理服務，節約檔案管理工作資源耗損，實現高效能檔案管理。（2）高價值特征在信息時代下，企業檔案不僅是記錄資料，也是企業運行、生產、決策、管理的重要依據。企業在充分把握檔案的基礎上，才能夠更加詳細地了解企業內部運行信息，作出最為科學地管理決策。因此在新時代下，企業檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發，并參與到企業決策當中，真正實現檔案管理工作價值。

二、信息時代下企業檔案管理工作存在的問題

1.標準缺失

檔案管理工作需要依據一定的標準，才能夠統一整理、處理各項檔案信息，確保檔案管理工作有序開展。但從實際情況來看，各個企業都存在不同程度的檔案管理工作標準缺失問題，管理人員在日常檔案信息管理時無法依據明確的檔案標準處理各項問題，導致檔案管理工作出現偏差。由此在信息化時代背景下，企業在進行檔案管理工作時，處理信息內容更多，更需要明確檔案管理標準，指導檔案管理工作開展。因此企業應該加強檔案管理工作標準化建設，設置檔案管理工作標準，讓數據資源在轉化、傳輸過程中更加真實、可靠，提升檔案管理信息化管理水平。

2.安全問題

傳統檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統，但系統處于開放的網絡當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統出現崩潰、硬件損壞情況，都會導致檔案管理出現安全管理問題。因此企業在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

3.人員素質

信息時代下，對于檔案管理工作提出了更高要求，增加了檔案管理人員工作難度。傳統檔案管理工作中，對于檔案管理人員素質要求比較單一，工作人員只要負責建檔、調檔、信息整理等工作即可。但隨著社會變化，企業面臨的競爭日益激烈，企業在檔案管理管理人員工作也出現了重大變化，檔案管理人員需要具備檔案管理知識、信息化知識、企業管理知識，能夠妥善處理各項信息化檔案管理工作，并可以將檔案管理信息整理成企業管理意見，為企業管理層提供決策依據。但由于信息化管理資源投入不到位，導致檔案管理人員得不到有效培養與訓練，管理人員素質提升緩慢，無法滿足當下工作需求。

4.體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統軟件、電子計算機就完成信息化建設工作，還包括數據收集、數據庫建設、安全管等工作內容，需要多個部門配合。傳統檔案信息化管理工作水平始終不高，企業管理人員對于檔案管理工作價值認識不足，企業在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業雖然投入了一定的資金用于硬件建設，但沒有加強軟件工作投入，忽視檔案管理工作價值。企業在開展檔案管理時要構建科學的檔案管理體系，才能夠促使企業檔案管理工作從低階到高階發展，推動企業檔案管理工作信息化改革。同時，企業內部對于檔案管理工作價值認識不足，檔案管理工作認知有限，在決策時沒有主動要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業管理工作之中。

三、信息時代下企業開展檔案管理工作創新實踐工作辦法

1.檔案管理理念

檔案管理工作理念影響企業信息化檔案管理開展方向，企業在開展檔案管理工作時，企業應該樹立正確的管理方向，才能夠全面推動檔案管理工作開展。具體包括以下幾個方面：（1）全面建設理念：檔案管理工作信息化發展，絕不只是一個部門的工作，而是需要企業內部所有部門進行積極配合，因此企業應該樹立全面建設理念；（2）信息化理念：企業在開展檔案管理工作時，要樹立信息化檔案管理工作理念，不僅僅是簡單地將紙質檔案轉變成數據檔案，而是要將信息化融入檔案管理工作的每一個細節當中，體現管理制度、管理內容、工作等多個方面；（3）標準化理念：檔案管理工作不是無序管理，因此在開展檔案管理工作時，需要堅持標準化管理理念，確保所有管理工作均有統一標準，既能夠保障檔案管理工作秩序，也可以確保檔案真實性、可靠性，提升其工作價值；（4）高價值利用：企業在決策時，應該將檔案管理納入企業決策中，并聽取檔案管理人員的意見，挖掘其利用價值，具備檔案管理利用思想，改變對傳統檔案管理認知，讓檔案管理部門參與企業發展。

2.檔案管理內容

（1）標準建設企業開展檔案管理標準化建設，需要從內容、方式、制度等幾個方面進行綜合考慮。具體方法如下：①內容：主要確定建檔標準，確保所有檔案內容無遺漏、真實可靠。如人事檔案在建檔時，要統一工作年限、年齡、黨齡等計算方法，避免出現標準不統一的情況。對于部分音頻、視頻進行內容管理時，要明確納入標準、主體要素、記錄標準等；②制度：制度是企業檔案管理標準化具體表現，也是企業開展檔案管理工作的重要依據。企業在進行標準化制度建設時，需要將所有管理內容進行充分細化，并且為每一項管理內容建立完善、細致的管理制度，讓檔案管理人員可以依據制度開展各項工作；③方式：所有檔案管理內容均按照流程化進行管理，從信息處理工作開展再到提出建議，均需要設置明確的管理流程。（2）資源整理在檔案管理中，檔案是主要管理對象，也是資源整理重點。如果在資源管理中出現問題，將會導致檔案管理工作陷困境。資源整理主要分為入庫前與入庫后兩個階段，在入庫前主要是信息收集與處理工作，入庫后主要是指檔案數據庫管理工作。在入庫前管理，確保所收集的數據信息真實、全面、可靠，必要時需要收集多方數據資料進行驗證，為了保障數據資料的時效性，檔案管理部門還要定期收集數據，更新數據內容。在入庫后進行管理，主要是將所有檔案信息整理后統一錄入到數據庫，并按照檔案類型、時間進行綜合分類，并建立準確的檢索目錄里，確保檔案管理利用著可以及時查詢相關資料。由于數據庫資料管理工作具有時效性特征，檔案管理人員需要定期更新數據庫，并對關鍵檔案進行備份、保管，如果企業檔案管理系統空間有限，則需要定期刪除部分低效檔案信息。（3）基礎投入檔案管理工作需要投入大量且持續性的資源，才可以推動檔案管理信息化工作不斷開展。在信息化檔案管理工作期間，企業應該給予檔案管理部門充分地物質與資金投入，具體表現在以下幾個方面：采購基礎設施：主要包括采購網線、電子計算機、檔案管理軟件、硬盤、辦公桌椅等。考慮到各個企業經濟實力不同，一次性全部采購齊全信息化管理基礎設備，可能會給企業造成經濟壓力，企業可以制定基礎設施采購計劃，分批次完成采購工作；階段性投入：檔案管理基礎設施不同于其他產品，需要定期更換，并提供必要的資金支持，才能夠確保軟件可以提供持續服務，檔案管理人員可以不斷升級管理系統。

3.檔案管理工作方式

（1）部門配合檔案管理工作與各部門均有所交叉，因此在開展檔案管理工作時，必須得到各部門全力配合。企業領導層協助管理部門開展各項工作，當涉及其他部門時則要求各部門進行配合，如果出現沖突問題，則要求領導層進行各部門調節，確保各項工作能夠順利開展。如企業在核實人事檔案時，需要由檔案管理部門、人事部門等相關部門統籌工作開展，并要求其他各個部門進行充分配合，確保所有上交檔案信息真實、可靠。（2）績效管理檔案管理工作在企業中的地位日益重要，管理人員擔負的責任也更重。檔案管理部門應該將績效管理工作引入到企業檔案管理當中，對管理層、基層提出不同的績效標準，激發檔案管理人員工作積極性，主動配合信息化檔案管理工作。對于企業內部績效考核成績較高的檔案管理人員，也應該為其明確職業上升渠道。

4.檔案管理工作人員

檔案管理工作內容發生了巨大變化，檔案管理人員也應該提升管理素質，配合改革工作開展。具體方法如下：（1）由企業檔案管理信息化改革主要負責人牽頭，對檔案管理人員進行培訓，主要包括信息化檔案管理內容、信息化檔案管理流程、檔案管理軟件使用辦法、信息數據標準化處理等多項培訓內容；（2）招聘復合型檔案管理人才，提升檔案管理人員整體素質。

5.保障檔案數據安全

企業檔案管理工作信息化過程中，一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下：（1）將企業檔案管理內容進行安全等級分級，對于絕密檔案應該特殊保管、多份備案；（2）日常中做好檔案管理數據庫安全維護工作，定期升級管理系統；（3）聘請專業團隊提供檔案管理數據庫安全服務，確定是否有人進行非法入侵；（4）定期更換口令、命令，劃分檔案管理系統管理權限；（5）檔案管理人員簽訂保密協議，約束個人行為；（6）定期對檔案管理人員進行法制教育，提升其法律意識；（6）對數據庫進行備份，確保檔案管理系統癱瘓時，能夠及時恢復數據。

結語

隨著國際聯系日益緊密，我國企業外部運行環境也日益復雜，雖然經營市場更廣，但企業運行風險也在不斷加大，企業在發展過程中要加強管理科學性。檔案管理作為企業內部管理工作的重要內容，記錄了企業的發展歷史，企業管理人員運用信息技術進行全面化、信息化、現代化檔案管理，可以幫助企業管理人員獲得最全面的內部資料，并結合實際情況做出科學化決策，促進企業長遠發展。文章中對于我國企業檔案信息化管理工作問題及對策進行全面分析，各企業在借鑒信息化檔案管理方法時，企業要結合實際情況開展信息化檔案管理工作改革，滿足企業發展需求。

參考文獻：

[1]高毓琳.信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談[J].贏未來，2018

[2]陳智新.大數據時代檔案管理的信息化路徑研究[J].大眾文藝，2020

[3]武平.信息時代加強電子檔案管理的有效策略研究[J].山西青年，2020

[4]石述科.信息時代檔案管理工作的創新策略[J].辦公室業務，2020

[5]紀翔.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].神州，2020

[6]許亮.數字化時代檔案管理信息化的建設研究[J].科學與信息化，2020

[7]湯雨薇.信息時代下企業檔案管理分析[J].科學與信息化，2020

[8]姜霽純.信息時代辦公室檔案管理工作創新研究[J].辦公室業務，2020

作者：張麗莉 單位：山東興臨建設集團有限公司