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摘要:信息化建設，是基層檔案管理工作的主要方向和發展趨勢，可以有效提升基層檔案管理工作的效率。文章分析了基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性，針對基層檔案管理信息化建設中存在的問題，提出了提升對策和建議。

關鍵詞:基層檔案檔案管理信息化建設

隨著現代信息技術的興起和快速發展，在對大量信息進行處理過程中產生了大量電子文件，信息化已經成為基層檔案建設的必然趨勢。但是，當前基層檔案管理信息化建設仍差強人意，存在著制約基層檔案管理信息化建設的諸多因素和問題，唯有有效解決這些問題，才能更好地促進基層檔案管理信息化建設，才能使基層檔案管理信息化建設取得成效。

一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性分析

1.基層檔案管理信息化建設的必要性分析。基層檔案管理設施和設備條件都比較簡陋，在傳統紙質檔案管理中，容易出現檔案保管不善而損壞的問題。傳統紙質檔案容易受到外部環境的影響，如果溫度或濕度沒有控制好，就可能造成紙質檔案被損壞，而且紙質檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多問題。但是隨著現代信息技術在檔案管理中的應用，可以把傳統紙質檔案保存方式轉變為數字信息存儲，在很小的空間里就可以存儲海量的檔案信息和數據，確保檔案信息資料的完整性和查閱的便捷性。因此，在基層檔案管理中，推進信息化建設，十分有必要。2.基層檔案管理信息化建設的重要性。在基層單位日常管理中，檔案管理是重要內容和組成部分，檔案記錄了基層單位工作的過程，對于提升基層單位工作的效率和質量都十分重要。但是，由于傳統紙質檔案管理需要耗費基層單位大量人力、物力、財力，檔案查閱和維護都十分不便，從而對檔案管理和檔案利用的效率產生了很大影響。隨著現代信息技術的發展和在檔案管理中的應用，檔案管理信息化建設開始興起和發展。檔案管理信息化的實質就是對傳統的紙質檔案進行信息化處理，以電子檔案的形式提供檔案服務。通過對傳統紙質檔案的信息化處理，對這些檔案信息資源再分類和再整理，從而提高檔案的使用效率。而且檔案信息化處理以后，其存儲也更為高效和安全，直接降低了基層檔案管理的成本，是基層檔案管理水平快速提升、規范管理、高效利用的重要途徑。

二、基層檔案管理信息化建設中存在的問題

1.對基層檔案管理信息化建設重視程度不夠。在當今信息社會，信息技術已經滲透到各個行業，成為行業快速發展的助推器，對于檔案管理來說，同樣如此。對于基層檔案管理來說，檔案管理信息化建設是提升管理水平的重要手段和方式，也是未來檔案管理的發展趨勢和方向，理應給基層檔案管理信息化建設以高度重視[1]。但是，受傳統檔案管理思想和意識的影響，基層檔案管理信息化建設重視程度明顯不夠，主要體現在以下幾個方面。首先，基層單位領導和基層單位檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的認識不足，在具體檔案管理工作中，仍然還在延續著傳統紙質檔案管理和利用的思維與思想，重視檔案資料的搜集、整理和保管，但是忽視了對檔案的利用[2]。在一些領導的思想意識里，檔案資料的查詢和利用只能是那些有管理權限的人員，其他人員都是“無關人員”，不得接觸檔案資料。其次，檔案管理意識較為淡薄，沒有充分認識到檔案管理工作和檔案管理信息化建設的重要性。眾所周知，基層單位面臨的工作和任務較多，在人員缺少或者其他經濟建設等主要工作任務較重的情況下，認為檔案管理工作可以先放一放；在基層單位資金不足的情況下，錯誤地認為檔案管理信息化建設經費可以先放一放、先緩一緩、先等一等，導致基層單位檔案管理信息化建設的人力、物力、財力得不到有效保障，從而使基層單位檔案管理信息化建設步伐受到了影響。再次，由于基層單位領導對于檔案管理信息化建設的重視程度不夠，從而使基層檔案管理人員的思想受到很大限制，基層檔案管理信息化建設止步不前，一直延續傳統紙質檔案管理的方式和方法。2.基層檔案管理信息化建設水平較低。基層檔案管理信息化建設水平，不僅受制于檔案管理方式方法，同時也受制于基層檔案管理人員素質和能力。第一，在基層檔案管理信息化建設的方式和方法方面，由于基層單位可以用于檔案管理信息化建設的資源較為有限，甚至還存在資金擠占、挪用等問題，從而導致基層單位檔案管理的設備老化、條件簡陋，不具備基層單位檔案管理信息化建設的條件和要求。即使配備了計算機和掃描儀等一些現代信息化機器設備，也可能由于多種因素的影響，導致其實際操作利用率較低的問題。在基層檔案管理人員素質和能力較低的情況下，甚至還存在檔案管理設備儀器擱置不用而自然損壞，繼續沿用傳統紙質檔案管理方式的現象。雖然通過信息化處理手段把紙質檔案轉化為電子檔案信息，但是對其缺乏相應的整理、歸類和保管，從而在管理手段上缺乏系統性和科學性，在檔案資源信息利用過程中，還是依靠傳統檔案管理方式和手段，檔案利用效率較低，很難適應基層檔案管理信息化建設的目標要求。第二，基層單位檔案管理人員的素質和能力有待提升。在基層單位開展的任何一項工作，都直接受制于人員的素質和能力。由于基層單位檔案管理人員大部分都是非專業人員，在上崗之前和日常工作中都很難接受檔案管理的系統性和專業性培訓，從而使其專業技能難以得到有效提升；基層檔案管理人員一般年齡較大，在日常工作中接受新思想、新事物的能力有限，很難有效滿足現代檔案管理的思想和能力要求；“上面千條線，下面一根針”，基層單位面臨的各種任務繁雜，但是人員編制受限，許多單位檔案管理人員基本上都是兼職而非專職，在其他任務和工作緊急情況下，人員被借調和調離情況極為普遍，從而導致基層單位檔案管理人員極為匱乏，對基層單位檔案管理信息化建設工作產生很大的影響。3.基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足。基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足，這不是個例，而是普遍現象，特別是在硬件投入方面，更是遠遠不能滿足現代檔案信息化建設的需要，對基層檔案管理信息化建設產生直接的制約作用。前文已提及，基層單位面對的工作經費較為有限，每年用于檔案管理的總經費基本上也只有數萬元，真正用于檔案管理信息化建設的費用更是少之又少。而且在這為數不多的檔案管理經費中，還存在經常被擠占和挪用的現象。一些基層單位認為，檔案管理沒有必要設立專門的檔案管理部門、人員編制和經費預算，只需要有個人員在其他工作不忙的情況下，收拾一下檔案材料就行了，檔案資料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系統性和穩定性，甚至一些基層單位更是缺乏基本的檔案資料保管設備，檔案管理信息化建設工作更是無從談起，直接影響到基層檔案管理工作的開展。

三、基層檔案管理信息化建設的推進和提升對策

對于任何一項工作的推進和提升來說，都離不開思想的重視，人力、物力、財力的投入，基層單位檔案管理信息化建設工作同樣如此。針對基層檔案管理信息化建設建設中存在的不足，主要可以從以下三個方面加以推進和提升。1.提升基層檔案管理信息化建設的思想重視程度。第一，要提高基層單位領導對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作并非是可有可無、可大可小的一項工作，而是在基層單位工作和業務發展中具有重要支持和支撐作用的一項基礎性工作。首先，要通過各種途徑宣傳基層檔案管理工作的重要性，強化領導對于基層檔案管理信息化建設的意識，使其充分認識到信息化建設是基層檔案管理的必然發展趨勢，是提高基層檔案管理水平的主要渠道和途徑，必須要把基層檔案管理信息化建設作為日常一項重要工作[3]。第二，要提升基層檔案管理工作人員的思想重視程度。基層檔案管理人員要在日常檔案管理工作中，重視信息化技術的應用，提升檔案管理信息化水平，特別是要在全面搜集、深度挖掘檔案信息的同時，做好檔案信息的再整理和再分類工作，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段提高基層檔案的利用效率。2.提升基層檔案管理信息化建設人員素質和能力。首先，思想決定行為。因此，基層檔案管理人員必須積極轉變自身的檔案管理思想理念，對傳統基層檔案管理的優良和成熟經驗進行繼承和發揚的同時，還要摒棄基層檔案管理的傳統模式，加強現代信息技術在檔案管理工作中的應用，以此不斷提升基層檔案管理的信息化水平。其次，要不斷提升基層檔案管理的人員素質和能力。在基層檔案管理中，特別是在推進信息化建設的進程中，檔案管理人員的素質和能力始終是主要制約或推動因素，產生著極為重要的作用，必須重視基層檔案管理人員素質和能力的提高。為基層單位配備專業性強和檔案管理經驗豐富的工作人員，對基層檔案管理人員年齡結構、學歷結構、能力結構進行轉變，通過一對一的手把手傳幫帶等方式，督促基層單位檔案管理突破傳統檔案管理思維和模式；加強對基層檔案現有人員的在職培訓，不斷提升基層單位現有檔案管理人員和工作人員的能力素質，使其更好地掌握現代檔案管理的知識，更為熟練地操作計算機等現代化設備，為基層單位檔案管理信息化建設奠定素質和能力基礎[4]。3.基層檔案管理信息化建設的財力投入。首先，要加大對基層檔案管理信息化建設的資金投入。任何一項工作的開展，都離不開充足的資金保障。因此，基層檔案管理信息化建設必須要有相應的資金投入。基層單位在推進檔案管理信息化建設工作的時候，必須嚴格按照現代信息技術的要求，配置專門的檔案管理信息化設施和設備，如掃描儀和計算機，而且還要定期對這些設施設備進行維護保養，從而更好地滿足現代檔案管理信息化建設在硬件方面的需求；基層單位還要為檔案管理信息化建設工作設立專門的工作預算和專項資金，這是基層檔案管理信息化建設推進的前提和保障，而且在日常工作中，不得對此經費進行擠占或挪用，確保資金專款專用，專門用于檔案管理的信息化建設工作；要專門購置相應的檔案管理信息化軟件，根據本單位實際情況和工作需要，引進特有的符合單位實際、滿足檔案管理信息化建設需要的檔案管理系統，便于檔案資料的搜集、整理、存儲和利用。其次，要積極推進基層檔案資源的數字化建設。基層單位檔案管理信息化建設，其本質就是要充分利用現代計算機技術和信息管理技術，對本單位的檔案資源進行系統搜集和利用，從傳統紙質檔案向數字檔案進行轉變，逐步建立多媒體檔案數據庫；重視電子檔案的搜集整理和歸檔工作，而且還要居安思危，做好電子檔案的存儲和備份工作，不斷提升基層檔案信息化管理水平；通過權限設置，限定對本單位電子檔案信息資源的查詢和利用，同時也要做好電子檔案的保密工作，在計算機內設置防火墻安全技術，防止檔案信息資源被破壞和丟失等問題。

參考文獻

[1]王閣.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].勞動保障世界，2018（17）.

[2]羅禹.疾控機構檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外，2018（1）.

[3]王瑩.信息化條件下發展檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2018（15）.

[4]鄧蓮芳.干部人事檔案管理工作的創新機制研究[J].辦公室業務，2018（7）.

作者：趙銳 單位：阜新蒙古族自治縣農業技術推廣中心