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第1篇：檔案一體化管理范文

圖書、檔案、文物集中式管理（以下簡稱集中式管理，加引號的除外）是圖書、檔案、文物信息資源共享的實現途徑之一，意在通過信息載體的地域集中，實現信息內容的共享。要真正實現這一目標，就要從實現我國的信息化戰略高度，推進"圖書、情報、檔案一體化"進程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現代網絡技術應用，建立和完善相關的法律法規。隨著社會生產力和科學技術的發展，紙張的出現，“圖書”逐步從檔案中分化出來。“檔案”專指各機關、企業、事業單位和某些個人，在社會活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文獻材料包括技術圖紙、影片、照片、錄音帶等。

關鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現狀問題

中圖分類號：G25

1 引言

我國圖書情報檔案實施一體化管理不僅具有理論上的依據，而且具有現實的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰略高度看圖書、情報、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個有機整體，以確定實施辦法的最優化，求得最高效率。由檔案、圖書在學科和專業上的相近內核，提出實現檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對構建檔案、圖書一體化管理模式進行新的探索。當前階段我們應當建立和完善圖、情、檔一體化用戶監督、一體化政策法規以及一體化評估等動力機制。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網絡，為我國社會、經濟以及祖國的建設服務。

有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術發展的機會，探索圖書、情報、檔案一體化，加快科學研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經成為我國理論界和實務界必須面對的一個新課題和新挑戰。實行統一管理保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對文獻信息進行科學的分類和處理要將重點放在研究文獻信息系統的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數量，提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻信息開發層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務理念由資源主導向用戶主導轉變的發展方向。

2 圖書管理的基本內容

目前所通用的圖書管理系統，主要包括以下幾個方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業；第四是系統維護。這四大模塊是圖書管理系統的構成部分。其中圖書管理系統實現了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進庫工作合理的建造成一個系統；流通作業包括預借、借書、還書作業，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實現在各種條件下，對于館藏書查詢、統計等工作；系統維護實現了對于本系統的合理運用，并針對隨時出現的問題進行快速、有效的解決。系統支持條型碼掃描，在實際的使用過程中，掃描槍對圖書ISBN編碼掃描時，就會自動從Internet上下載圖書相關信息，如作者、書名、出版社、簡介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設強有力的幫手。建立完善的管理體系是實現檔案、圖書、情報資料管理一體化的基本，雖然圖書情報資料檔案在工作內容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個行業，這就需要建立統一的信息管理機構，從整體構想宏觀調控上，以科學發展觀為指導制訂出一整套合理、全面、長期的發展規劃。

3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享

隨著科學技術的不斷更新和進步，信息技術日新月異的發展，無論是一個人還是一個社會要想發展都離不開知識。通過進行系統的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進一步擴大了這些檔案資源的使用范圍可擴大原始檔案的應用程度和應用范圍保持隨機存取。在網絡平臺上的檔案電子文件比原件更易于導航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

4 圖書、檔案一體化管理的可行性

在當今網絡時代的信息社會中，檔案、圖書實行一體化管理，建立“二位一體”的文獻、信息中心，現代圖書已承擔一部分情報工作實現部門之間的橫向聯系和協作，最大限度、最大范圍地發揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業發展的必然趨勢檔案的公開化、社會化方向發展，從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。

隨著科學技術的發展和社會更廣泛、更迫切的需求，對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區別各種情報技術，如縮微、復制、機檢等技術生產廣泛應用于圖書館，圖書館學、檔案學是知識信息管理的二大學科，它們之間有著共同的認識論、基礎理論和方法論有些地區實際上已經實現了二者機構的完全統一。圖書、情報管理以特定對象的服務內容，主要是對部門機構內部服務二者在現代社會本身沒有太大區別使得圖書與情報的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機構與圖書館、情報所服務對象的相似性，所不同的是檔案機構公眾服務性不如圖書館、情報部門強。

5 職業道德素質

圖書檔案管理人員必須具備良好的職業道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對工作極端負責，要勇于探索，不斷創新，作風正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹慎，團結同志，互相尊重，愛崗敬業，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項承載著知識寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強烈的事業心和高度的責任感。特別在新時期、在市場經濟條件下，應從情感的角度培養自己敬業、樂業、創業精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業使命感和榮譽感，自覺向社會奉獻、為人民服務，把工作當作實現自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業中。

信息時代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點滴資料的積累去揭示未來的發展。

只有全面優化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質和管理水平真正發揮圖書檔案在現代圖書情報檔案發展中的支柱作用，強化積極主動的服務意識為可持續發展提供永不干涸的動力之源。

6 結束語

圖書館服務是為了使讀者獲得文化知識，提高公民的自身修養，滿足讀者的需求，實現讀者人生的價值。圖書館服務賦予圖書館人員以崇高的職責、奉獻的欣慰和清苦的價值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻資源，有自身的特點，有各自的理論體系，呈現出不同的價值形態，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務層次的需要，是信息社會發展的必然趨勢。作為圖書管理將如何充分利用現代信息技術，發揮檔案、圖書、情報資料在信息領域中的綜合效能，提高信息報業服務的能力和水平，是當今社會發展的必然趨勢和實現報業可持續發展的有效途徑。信息技術的發展為一體化提供了良好的條件，一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要政府及相關部門共同的努力，包括培養專業的人才，才可能實現一體化的發展。

參考文獻：

第2篇：檔案一體化管理范文

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有機地結為一體，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。由于文檔一體化有共同之特點，一是信息上的連續性，二是公文上的相關性。無論是現行文件還是非現行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統一標準進行管理，做到即輸進庫。基于二者之間的關系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯網打下良好的基礎。通過文檔一體化管理完全可以統一公文登記內容和檔案著錄項目使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、收發文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復進行著錄奠定了基礎。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來，隨著辦公自動化程度的提高，出現了大量各種形式的信息文件，紙質文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統的檔案管理工作帶來了新的挑戰。文件作為人們進行信息交流和貯存的一種工具，有其相對穩定的物質載體。文件包含有信息、意識、知識內容的一種物質形態，它與其他物質一樣是運動的。文件從其形成后的運轉，承辦和現行、半現行直到轉為檔案后的管理和利用，經歷了一個完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個階段，即制作階段、現實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。通常后兩個階段的文件即是檔案。企業單位檔案室主要保存第三個階段的文件，其特點是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續存查和利用，所以說在一段時間內，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價值；2保密性較強，處于封閉狀態；3文件對形成單位依附性大；4有相當部門文件只有一定時期內有利用價值；5具有永久保存價值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應市場發展的需要，機構整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結構、規章制度、利益保障體系，并盡快使各項工作正常運轉。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機構的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護、利用、信息統計等環節均由文檔管理專職統一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節，充分發揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業的生產經營服務，通過競聘考核聘用了經驗豐富、綜合素質高的文檔管理專職來擔任此項工作。文檔管理專職上崗后，認真總結經驗，根據文書管理與檔案管理的特點，從企業自身特點出發，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規章制度、文件辦理程序來制定管理框架，規范檔案管理，明確管理職責；同時充分地利用現代化管理手段，利用電子文件收發處理，對歸檔文件進行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個工作流程很好地整合起來完成。文檔管理專職對文件的收發、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復勞動的現象，更不會再像以往那樣出現“兩個和尚挑水喝”甚至于“三個和尚沒水喝”尷尬現象，大大提高了企業的辦公效率。

結語

綜上所述，在辦公自動化的條件下，實行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規范管理，統一標準；三是科學合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費。

目前企業文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規范。作為企業文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關鍵是不斷地提高自身的修養，不斷地總結經驗。隨著時代的發展，科學的進步，對信息化管理要求越來越高，這項工作對我們來說，任重而道遠。

第3篇：檔案一體化管理范文

一、實現圖書、檔案、情報工作一體化管理的必要性

圖書、檔案、情報三者之間相互交叉，相互滲透，在一定條件下可以相互轉化。檔案與圖書、情報之間的轉化具有“單向性”的特點，即檔案可以直接轉化為圖書、情報等文獻信息，而這些文獻信息卻不能直接轉化為檔案。如：檔案文件匯編成書出版可直接轉化為圖書，而圖書卻無法轉化為檔案。圖書、檔案、情報工作，在社會發展進程中經過獨立發展階段形成了各自不同的特點。在社會主義市場經濟發展的大潮中，由于社會對各種信息的需求日益增大，如果它們各自獨立地縱向發展，缺乏橫向聯系，不但束縛其自身的發展，而且也不能適應未來社會的需求，其結果勢必造成圖書、檔案、情報的信息資源渠道不暢。當前三者存在的共同問題：一是服務方式墨守成規。圖書、檔案、情報工作本質上是一項服務性工作，因而在提供服務時，應體現主動性和多樣性，以滿足利用者的各類需求。二是投入不足，手段落后。以一些單位為例，圖書經費僅限于工具書，參考書多年來沒購進幾冊。檔案、情報設備陳舊，空間擁擠，管理手段落后。這樣的工作環境限制了圖書、檔案、情報工作的現代化進程。

二、圖書、檔案、情報一體化管理的可行性

第一，一體化知識流動與共享的本質是整體性知識轉化。

知識轉化，指不同形態的知識之間的演變和轉換，其過程形式主要有知識的擴散、分配、傳遞、融合、吸收與利用。基于顯性知識和隱性知識的劃分，知識轉化具有四種形式：隱性知識向隱性知識轉化的社會；隱性知識向顯性知識轉化的外部化，顯性知識與顯性知識之間綜合的聯合化，顯性知識過渡為隱性知識的內在化。一體化基于三者整合性的知識資源基礎，以超越三者原先分立狀態的更強功能和更好優勢，為員工用戶提供嶄新而出色的知識服務。這種服務是一種知識集成范疇內的綜合，即圖書、情報、檔案知識以一體化的形式，在員工用戶的合理性范圍內進行最大化、最優化的流動與共享。一體化知識流動與共享便是將圖書、情報、檔案這三者的知識，集中、統一式地配置、轉移給各用戶，從而釋放出它們最強大的信息能量與知識價值。由此看出，這種知識流動與共享實質上是一種整體性知識轉化，三者資源連鎖互動、共同轉移。

第二，圖書、檔案、情報工作的標準化是一體化管理的基礎。

計算機、縮微和光盤等現代技術的高度發展和廣泛應用，使人們對科技信息工作有了新的認識，使信息一體化管理的實現成為可能。由于圖書、檔案、情報都是以承載和傳遞知識信息為基本職能，都含有收集、加工、存儲和輸出信息工作的內容，管理方法和手段又基本相似，所以采用現代化技術亦趨于一致，使用的現代化設備也大致相同。社會主義市場經濟體制的建立和完善，為圖書、檔案、情報一體化管理提供了時機。在事業單位轉為企業逐步走向市場的過程中，在一定程度上要求圖書、檔案、情報部門不斷地收集本行業及相關行業的最新成果，提供給企業的工程技術人員，而這正是企業資料室工作發展的需要。

三、怎樣實現圖書、檔案、情報一體化管理

實現圖書、檔案、情報一體化管理，意味著把三者串聯起來，將三者的管理建成一個綜合型的一體化管理信息中心，統一開發、統一管理，讓企業各類信息直接有效地、及時地為企業生產、科學研究服務。所以圖書、情報、檔案一體化這樣一個企業的主要知識服務部門，其知識管理系統直接歸屬企業整體知識管理系統的核心管理與集中控制，強調與其他子知識管理系統橫向協作、相互兼容、共同維持企業知識管理系統的整體運行。

建立企業圖書、檔案、情報一體化管理信息中心，使三者融為一體，探索出一套更加先進的管理方法，有利于圖書、檔案、情報工作在服務方式、功能、效益等方面的協調。一體化管理也給檔案工作帶來了發展機遇，它可以借助“一體化”管理的優勢，吸收圖書、情報的長處，借鑒圖書、情報工作趨于成熟的、先進的管理理論和方法，促進檔案工作的快速發展和日趨完善。實現圖書、檔案、情報信息管理網絡化。一體化管理是一種信息系統工程，是一種管理科學。

第4篇：檔案一體化管理范文

關鍵詞：一體化管理；圖書；情報檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）07-0-01

隨著一體化管理在圖書情報檔案中的不斷應用，通過一體化管理體系建立的集圖書、情報、檔案信息開發等服務于一體的圖書情報服務體系，為用戶提供了標準化、系列化、網絡化的信息服務。而在這個過程中，不可避免地出現了一些問題，針對這些問題，管理者要立足實際，拓寬一體化管理應用新路，確保一體化管理更好地為圖書情報檔案服務。

一、一體化管理在圖書情報檔案管理中存在的問題

1.一體化管理在圖書情報檔案管理中要解決圖書、情報、檔案各自為政的問題

在一體化管理中，盡管隨著一體化管理的概念的提出逐步被應用到圖書情報檔案管理中，但是一體化管理難免出現各自為政的現象。此時，大批圖書、情報以及檔案信息處于封閉的狀態，不但不能有效地得到二次利用，而且隨著科學技術的不斷更新，有的檔案資料逐步失去利用價值，形成了巨大的浪費。

2.一體化管理還沒能真正進入實踐

盡管一體化理論如果切實運用到圖書、情報、檔案管理中會使這些部門直接受益，但是一體化管理模式在很多地區還處于理論層面，尚無實踐應用的先例。另外，檔案、圖書、情報單位的管理者還沒有認識到一體化管理的優勢，根本不愿意進行一體化管理，這就使得一體化管理還沒有真正進行實踐當中。

3.一體化管理技術水平以及硬件設施還需整合優化

受經費的限制，圖書、情報、檔案信息管理各部門的技術水平和設備遠遠達不到一體化管理的整體要求，這也加大了將一體化管理應用于圖書、情報、檔案信息管理的技術壁壘。另外，相關管理人員的業務水平不高，業務素質亟待加強。在圖書、情報、檔案部門應用一體化管理需要的操作人員的能力和培訓善待加強，整體素質也有待提高。

二、一體化管理在圖書情報檔案中應用的理論基礎和實踐經驗

1.一體化管理在圖書、情報、檔案管理中應用的可行性

一體化管理融合了圖書、情報、檔案的管理體系標準，通過綜合性管理，提出三者相互遵循的共同的管理標準，并通用同一套管理體系實現圖書、情報、檔案各項活動的有序進行，避免重復操作給各個部門帶來的無序管理以及重復勞作。在這個過程中，相同功能的事物或者活動的類型化繁為簡，實現了統一化、簡化、協調、優化，確保各個部門能夠最佳運行。在一體化管理的設計中，要遵循動態化原則、強制性原則以及人性化原則，促使每一個部門都能充分調動員工的積極性，使員工都能夠自覺執行標準，最大程度維護圖書、情報、檔案各部門的利益。因此，在我國實現圖書情報檔案一體化管理具有一定的理論基礎，是非常可行的。

2.一體化管理應用在圖書情報檔案管理中的實踐經驗

1977年，聯合國教科文組織將原先的“文件、圖書和檔案處”、“國際情報系統”和“國際科技情報系統”合并，合并后的部門被稱為“綜合情報計劃處”。“綜合情報計劃處”的主要職能就是促進圖書、情報、檔案等信息系統之間的聯系和合作。美國所建立的“文件、檔案、情報、圖書一體化”的管理模式，是美國企業信息管理的重要組成部分。通過上述一體化管理系統，可以實現各個子系統的信息溝通和查詢，從而為企業提供快捷準確的信息。其他一些西方發達國家，也都利用先進的一體化信息網絡系統使國家文獻信息資源的管理達到了很高的水平。隨后，以中國社會科學院、農業科學院為代表的相關部門也紛紛成立了各自的“圖書情報中心”。

三、建立良好的協作機制，實現圖書情報檔案的一體化管理

1.一體化管理可以更好地實現資源共享

社會信息的劇增，圖書、情報、檔案管理共同具備的屬性使得三者之間的知識、社會化的信息互相轉化、互相交叉。在這種情況下，一體化管理使檔案、圖書以及情報之間不但得到了縱向、橫向的發展，而且更便于統籌管理，形成現代化網絡。因此，圖書、情報以及檔案的管理人員開始關注一體化管理，并通過一體化管理的網狀結構隨時實現異地查詢，實現檔案、圖書以及情報資源的共享。對于一體化管理在圖書情報檔案中的應用，應當進行客觀的分析和認識，逐步落實。

2.將網絡化管理應用于一體化管理

網絡化管理是實現一體化管理的有效途徑。通過現代電子信息技術進行圖書、情報、檔案信息的輸入以及統計等管理，實現檔案、情報、信息資料的電子化，同時采用檔案資料的視聽化，使檔案、情報、信息資料的利用率得到提升，并實現多層次、多方位地獲取信息。網絡化管理下的一體化管理，方便多個部門隨時調用相關信息，促使圖書情報以及檔案的相關資料被其他部門實時調取，并能夠補充利用到本部門當中。此時，三者之間相互協調，整合后的信息可以滿足讀者對信息資源的不同需要。

3.以信息服務能力作為一體化管理的核心和目標

圖書情報檔案一體化管理將獨立的部門整合管理，首先需要領導高度重視一體化管理的進程，從各個方面給予投入和支持；另外，要加強工作人員的業務培訓工作，使工作人員能夠熟練掌握圖書情報以及檔案部門都通過互聯網連接下的一體化管理程序，并為此提供技術支持。同時，工作人員要能夠隨著專業技能的不斷更新，不斷提高自身的業務知識，具備精湛的檢索技術以及相關軟件的使用技能，能夠使自身的素質符合一體化管理的需要。其次，圖書情報檔案管理人員要相互溝通，多向交流，使一體化管理真正落到實處，真正做到網絡共建、資源合理共享、遠程存取。在這個過程中，要采用信息網絡搭建信息服務平臺，使情報、信息以及檔案能夠通過這個平臺建立統一的服務系統。

總之，只有加強對相關圖書、情報、檔案部門一體化管理思想的宣傳和教育，才能真正整合圖書、情報、檔案的資源，并通過優化實現資源共享，為用戶提供標準化、系列化、網絡化的信息服務。

參考文獻：

[1]易美.高校圖書館檔案管理工作探究[J].科技情報開發與經濟，2011（18）.

[2]饒如明.試論圖書館業務檔案規范化管理[J].中國醫藥指南，2008（06）.

第5篇：檔案一體化管理范文

關鍵詞：高校；檔案；圖書；一體化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）06-0-01

21世紀是信息化社會，科學技術更新發展迅速，隨著信息時代的到來，人們對信息的需求方式和內容也發生了巨大變革，傳統的圖書館儲藏信息的方式已經滿足不了現代社會以及人們發展需求，將大量時間浪費在對信息資源的查找方面是不可取的。在這種大背景下，不受時間、地點、空間、借閱等條件限制的一體化個性信息服務，由于具有信息內容豐富，形式多樣的特點，可以極大的節省人們查找信息資源的時間，方便人們隨時隨地都可以查詢到需要的信息，被人們所期待。這是傳統的圖書館所不及的，也是單純檔案部門的工作無法實現的。所以，將信息資源有效整合，是快速實現信息共享的有效手段。圖書館和檔案館作為高校獲取信息的最主要渠道，也要適應社會發展要求，走一體化發展之路，實現信息資源的有效整合。

一、高校檔案、圖書實現一體化管理的重要性

（一）全面滿足讀者的信息需求

隨著信息時代的到來，計算機網絡的進步和發展，通過互聯網查詢所需要的信息已經成為很多人的選擇，到檔案館或者圖書館查詢信息要耗費大量的時間和精力已經無法滿足現代人快節奏的生活、學習和工作需要，對于原始檔案信息、系統理論方面的知識以及參考資料的查詢非常不便。然而，從宏觀角度來說，圖書和檔案管理工作從本質上說都具有專業性和服務性的特點，都具有為國家經濟、政治、文化、教育、科技發展提供理論依據和信息保障的職能。從微觀的角度來說，圖書和檔案信息都具有為不同讀者和用戶提供信息服務的職能，信息在利用的過程中才能發揮其價值，讀者對信息的需求會反過來促進圖書和檔案發展的一體化。

（二）實現資源共享，節約成本

數據庫的建立是一項長期的、系統的，需要耗費大量的人力、物力、財力的工程，為充分發揮高校圖書和檔案的價值，將圖書和檔案納入高校的數據庫是重要舉措。第一，將兩者有機結合建立數據庫能夠實現信息資源與文獻資料的共享、方便管理，為高校的科研工作更好的服務；第二，網絡技術與信息資源的整合有利于建立一個完善的檢索體系和檢索平臺，將圖書信息、檔案信息電子化，用戶可以不受時間、地點的限制，隨時使用網絡鏈接所需要的信息資源，另外，數據庫的建立有利于信息資源的實時更新，為早日實現圖書檔案的一體化提供條件；第三，以計算機網絡為載體，積極使用網絡通訊技術、數據庫技術、信息處理技術以及多媒體技術，將圖書、檔案有機聯系，加快圖書信息與檔案信息的電子化和專題化建設，加強信息網絡服務，盡可能的滿足學生、學校以及社會的發展和科研需要。

二、高校圖書管理工作中存在的問題

高校圖書、檔案管理工作主要體現在以下幾個方面：第一，圖書檔案管理人員普遍存在著信息意識缺乏、計算技術水平較低的問題，缺乏對專業信息技術人才的引入，限制了圖書、檔案管理一體化步伐；第二，硬件條件不足且更新緩慢，遠遠達不到圖書、檔案管理一體化的要求；第三，沒有認識到圖書、檔案管理一體化的重要意義，缺乏長期的規劃和管理。

三、實現檔案、圖書管理一體化的有效依據

圖書、檔案的共通之處是建立圖書、檔案信息一體化的有效依據，兩者的共通點主要體現在以下幾個方面：圖書和檔案在檢索方法、組織方式、加工處理、保護與管理以及新技術、新材料的利用方面的共通點為實現信息的一體化管理創造了條件。從本質上說圖書、檔案都是通過為用戶提供信息和材料的方式服務的。除了共通性之外，圖書和檔案又具有各自的優點和特性。比方說圖書是對文獻資料的總結、歸納、整理和編撰，所含信息量豐富、內容齊全，包含所有學科，系統性強、理論性高，一般情況下是對客觀事物或者客觀世界中客觀規律的描述，探討了事物的發展規律和發展方向。檔案具有原始性、真實性、可靠性的特點，一般就是對人類信息活動的客觀記錄，因此，圖書和檔案具有很多共通之處，這為檔案、信息一體化的建立提供了條件，兩者各自的特性又有利于優勢互補充，將圖書、檔案信息的作用和效果得到最大化的發揮。

四、高校圖書檔案一體化管理的措施

高校圖書館的數據庫建設是信息資源建設的重要組成部分，其中自建數據庫的發展較快，自建數據庫通常都是以高校自身圖書檔案管理的特殊性為依據建立起來的。很多高校的自建數據庫包括自行開發的報刊、文摘、書本、學位論文、教師論文等；部分高校將檔案管理的工作劃分到圖書管理名下，雖然與一體化的管理還有很大差距，但是在具體做法上已經開始融入數據庫的建立，統一化檢索、統一化管理、統一化服務；還有一些高校利用圖書和檔案優勢互補的特點，將連著的特點結合起來，努力挖掘本校優勢和特色，將特色資源的開發范圍進一步擴大，比如說建立學士學位論文數據庫、歷史發展資料和圖書數據庫、教師論文數據庫等，客觀上促進了高校圖書檔案管理的一體化。

綜上所述，受主客觀條件的限制，目前要實現圖書、檔案管理的一體化還具有很大難度，圖書、檔案管理的一體化仍然有很長的路要走，但是數據庫的建立在一定程度上為圖書、檔案一體化的建立提供了條件和基礎，相信不遠的將來，在社會各界的共同支持和努力下，高校圖書和檔案的一體化管理最終會實現。

參考文獻：

[1]蘇雪梅.新形勢下鄉鎮圖書檔案一體化管理新論[J].蘭臺世界（中旬版），2013（10）.

[2]金娟.信息時代高校檔案、圖書、情報一體化管理構想[J].鄭州大學學報（哲學社會科學版），2011（5）.

[3]鐘均志，李鳳蓮.高校檔案、圖書、情報不能一體化管理――與王芊同志商榷[J].機電兵船檔案，2012（14）.

第6篇：檔案一體化管理范文

關鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內容和特點，文書處理工作是接著機關工作活動規律，保持文件之間的歷史聯系，再根據它們的連鎖反映來區分價值，反映歷史真實面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現而出現，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發展而發展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關系，它們是一個社會分工不同的兩個專業，它們在工作中既相互制約又相互聯系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行。極為關鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息。使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增。是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

3　做好檔案工作對文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業性很強的學科，它是解決處理問題的依據，具有指導考查、總結經驗、發展生產、積累知識、提供信息等固有特點。而在實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結經驗、制定規章制度、為領導當參謀、準備講稿、處理糾紛、落實政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業經濟效益，促進改革發展發揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發現文書工作質量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉化為檔案的必經之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎，而且通過它可以進一步檢查發現文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對改進文書處理和檔案管理工作有極大促進作用。

(3)通過檔案業務指導能促進文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關鍵。實踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對他們的監督指導作用，不僅會降低對文件立卷歸檔質量標準，而且對文件鑒定價值和文件之間內部的有機聯系等都是非常不利的。因為我們文檔人員對每份文件都要經過嚴格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個特征，即問題、作者、名稱、時間、發文機關地區和文件形成規律等找到文件的歸宿。這個關口把握不好勢必要影響案卷的質量，最好能將文、檔兩者之間的兩項不同專業的工作能有機結合起來，健全兩者之間統一的立卷歸檔制度。共同負責。使之規范化，這對檔案的管理有著深遠的現實意義和歷史意義。

4　如何實現文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強化“文檔一體化”意識。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導思想，在實際工作中，把住文書處理規范化的人口關，切實做好實現檔案管理工作規范化的基礎工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機關事業單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進行登記，登記內容一般包括文件責任者、文號、標題、形成時間等內容，這與以“卷”為單位整理時抄寫卷內目錄的工作非常相似。我們可以把一個年度內的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內目抄寫工作。在保管期限屬于永久或長期(保管期限屬短期的單獨處理)的文件左上角編號。從當年的第一份文件編起。考慮到隨后要移交給綜合檔案室，件號應包括全宗號、文件所屬年度和文件順序號，順序號應一年編一個流水號，編號后，按所編順序號將文件正文掃描入計算機。這樣，文件原件與計算機內保存的文件在內容上是相同的，并且是一一對應關系，然后將文件發出供部門閱辦。每隔一段時間，將閱辦完畢的文件全部收集起來，按件號先后順序裝人卷盒。在不改變原有件號的前提下，利用計算機對機內文件進行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時間先后順序排列后進行打印。這樣，整理工作就在平時的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

第7篇：檔案一體化管理范文

關鍵詞：圖書檔案；新時期；管理一體化；高校

隨著社會經濟的全球化發展，我國教育與科技不僅得到了量的飛躍，也得到了質的飛躍，科技化與數字化的生活方式與工作模式開始在社會上流行起來，因此，高校圖書檔案管理也得到了科技化與數字化的發展，形成一體化管理模式。新時期的到來不僅使得人們對于信息量掌握的欲望愈發強烈，使得人們改變了其信息需求方式，還創新了信息存儲工作的模式與內容。因此，我國高校圖書檔案管理工作在這一新時期發展的背景下，應該對其傳統圖書檔案管理工作模式進行創新改革，建立不受時間與空間限制的一體化管理工作模式，為高校學生提供更為全面、更為多樣的信息服務，豐富并滿足高校學生的現代化信息需求。高校圖書檔案管理是收集信息、處理信息的主要工作場所，是高校學生和教師在校園內獲得知識與信息的重要渠道，更是滿足新時期社會經濟的發展需求，因此，促進高校圖書檔案管理一體化是高校提高其整體管理工作效率與水平的一大重點。

一、新時期高校圖書檔案管理一體化的意義

新時期發展背景下，社會對于圖書檔案管理工作的要求越來越高，我國高校傳統圖書檔案管理工作逐漸不能夠適應社會經濟的發展需求，進而延緩了學校教育事業的發展進程，因此，高校圖書檔案管理一體化不僅是適應我國社會經濟發展需求，更是推動我國及整體教育事業向前發展的重要動力之一。

（一）新時期高校圖書檔案管理

1.高校圖書管理定義

高校圖書管理是指高校對學校所具有的文獻信息、人力資源、資金儲備以及其他資源進行有計劃、有組織的協調控制行為來達到理想管理目標的工作過程。高校圖書管理工作能夠為全校師生提供十分有效的文獻書籍、資料期刊等信息資源，有利于教師提供自身教學素質，優化其教學模式；輔助學生進行論文寫作、豐富學識視野以及提升學術涵養等一系列素質培養工作。

2.高校檔案管理定義

高校檔案管理是指高校檔案管理部門對學校檔案信息進行收集與整理，為高校將檔案信息科學、合理應用于其他各項管理工作中提供有效、堅實的保障。高校檔案管理是高校完善整體檔案工作的重要基礎，是服務于學生、教師以及社會的工作。

（二）圖書檔案管理一體化

一體化指的是企業或是單位對某一項工作實施綜合模式的管理，而高校圖書檔案管理一體化則是指高校將圖書管理與檔案管理之間進行相互融合，對其圖書檔案管理進行綜合統一的管理，促進高校圖書管理和檔案管理的共同繁榮與發展。

（三）新時期高校圖書檔案管理一體化的意義

1.一體化的圖書檔案管理有助于高校減少人力與資金成本

我國高校對圖書與檔案的分散管理模式雖然在一定程度上形成了小范圍管理方面的有效性，但這種小范圍內的有效性管理對于高校整體圖書檔案管理系統所需的管理要求卻是微乎其微。分散管理模式下的圖書管理與檔案管理在收集、整理信息過程中會產生人力勞動資源、資金成本、時間成本以及其他資源的浪費現象，使高校損失人力勞動資源與財政投入等管理成本。而高校圖書檔案管理一體化則是將圖書管理與檔案管理進行融合、統一的管理，相較于圖書與檔案的分散管理模式來說，一體化的圖書檔案管理模式在收集文獻、資料信息過程中僅用二分之一的人力資源就可以收集相應信息，實現人才資源共同使用，有助于高校縮減人力資源的使用成本，并在處理信息過程中達到事半功倍的效果；高校圖書與檔案管理的一體化有利于高校規范其圖書與檔案工作制度，統一圖書信息與檔案信息的檢索模式等工作，促進有效信息的共同開發與使用，為高校節約管理過程所需要的時間成本與資金成本；網絡信息化促進管理一體化的主要動力，而網絡信息技術打破了信息傳遞的時間與空間限制，因此，高校圖書檔案管理一體化利于其減少圖書檔案管理的空間管理成本。

2.高校圖書檔案管理一體化實現了信息資源的科學、有效整合

高校的圖書管理與檔案管理工作雖然有著不同的工作概念與工作要求，但是這兩項管理工作模式都是為了對高校現有信息資源進行科學、合理、有效的整合與開發，為全校師生與社會提供信息服務工作。高校圖書管理與檔案管理工作都有著共同的工作環節——信息資源的收集、整理、保管以及可供利用四個環節，而我國高校圖書管理與檔案管理工作的展開離不開信息資源的收集與整理，即信息資源的收集與整理是保障高校圖書管理工作與檔案管理工作的重要基礎，所以，高校圖書檔案管理的一體化可以提高信息資源收集與整理的工作效率，進而提高圖書檔案管理工作效率。除此之外，高校圖書管理與檔案管理工作在工作目的、工作內容與工作形式上還有許多相似的點，這些相似點在高校執行信息資源整合過程中發揮重要作用，因此，高校圖書檔案管理一體化幫助高校實現了科學合理、有效的信息資源整合。

3.高校圖書檔案管理一體化有利于信息資源的流通

新時期背景下，發達的網絡信息技術使全世界的信息傳遞速度變快，因為高校所具有的信息資源十分有限，所以多方合作已經成為信息資源共享、增加信息資源的主要方式，高校以檔案管理亦是如此。高校圖書檔案管理的一體化將分散式管理的圖書工作與檔案工作進行了有機融合，形成統一管理系統，將分散的圖書、檔案信息資源都聚集在一起，以便于開發出新型信息資源，實現資源共享的同時還加深了信息資源的流通性，因此，高校圖書檔案管理一體化有利于信息資源的流通。

二、新時期高校圖書檔案管理一體化所存在問題

新時期發展背景下，我國高校傳統的圖書檔案管理工作模式逐漸滿足不了現代化社會的發展需求。隨著社會發展的日新月異，高科技電子產品開始出現在人們的日常生活與工作當中，如計算機網絡信息技術的出現為高校圖書檔案管理工作提供了數字化、智能化的功能與作用，可以及時將圖書檔案信息反饋于全校師生，但高校在發展圖書檔案管理一體化期間還是存在一些問題，致使管理一體化發展進程緩慢：首先，高校圖書檔案管理工作人員對于一體化管理沒有一個正確的認識。正確認識管理一體化的工作概念與工作機制是有效執行圖書檔案管理一體化的重要基礎，而我國高校圖書檔案管理工作還在實行的是傳統管理工作模式，相關工作人員仍然持有傳統管理思維，對現代社會發展的管理一體化工作模式認識不夠透徹，只考慮當下情況，缺乏資源整合、綜合執行管理工作的意識；其次，高校圖書檔案管理工作人員欠缺熟練操作計算機技術的技能。隨著社會經濟發展，計算機技術也得到了快速發展，新時期圖書檔案管理一體化要求圖書檔案管理工作人員具備操作計算機技術的能力，而我國高校圖書檔案管理人員雖然具有一定的相關管理知識理論，但對于計算機網絡這一新興技術掌握力度尚未熟練，就目前情況來看，我國高校同時具備專業圖書檔案管理知識與熟練掌握計算機技術能力的工作人員屈指可數，所以我國高校圖書檔案管理工作水平較低；最后，高校不重視圖書檔案管理工作的改革與創新。我國多數高校在發展過程中很少將注意力放在圖書檔案管理工作創新改革這一方面，更不用說為圖書檔案管理一體化發展置辦相應硬件設施，因此，圖書檔案管理工作的創新改革意識在高校發展中的極低存在感影響了我國高校圖書檔案管理一體化的發展。

三、新時期高校有效實施圖書檔案管理一體化的途徑

傳統圖書檔案管理工作模式已經不能夠滿足現代社會對于高校圖書檔案管理的發展需求，只有對傳統圖書檔案管理進行相應創新改革，建立健全管理一體化的工作機制，才能使我國高校圖書檔案管理工作適應現代社會發展需求，共同促進新時期的可持續發展。

（一）正確認識管理一體化概念，加強工作人員創新意識。

正確認識管理一體化概念、改變傳統管理思想是高校將圖書管理與檔案管理有機結合在一起的關鍵所在，是建設管理一體化機制的基礎，因此，高校需充分理解圖書管理與檔案管理的優勢所在，主動反思傳統管理工作中的不足之處，積極開發出有利于圖書管理與檔案管理進行有機結合的創新思維，為高校圖書檔案管理提供思想依據以及創新方案，并將這些思想依據與創新方案觀察落實到高校實際圖書檔案管理工作中去，以此來保證圖書檔案管理一體化的長遠性發展。此外，高校還應促進圖書管理部門與檔案管理部門之間的相互交流與合作，進而共同推動圖書檔案管理一體化發展。

（二）加強圖書檔案管理一體化的硬件設施建設。

新時期發展所帶來的新型電子技術與信息網絡為高校圖書檔案管理一體化發展提供了技術方面的支持，推動著管理一體化的發展。因此，高校應積極引進有利于圖書檔案管理一體化發展的硬件設施與互聯網絡信息技術，建設多個管理平臺，健全網絡平臺管理機制，增加圖書檔案管理工作渠道的同時統一管理標準機制，保障圖書檔案管理的一體化發展。

（三）加強圖書檔案管理工作人員綜合管理素質與計算機操作能力。

我國高校傳統圖書檔案管理工作人員只需具備專業管理知識就可勝任圖書檔案管理這一工作，而現代化的社會發展則要求圖書檔案管理人員既要具備高水平的綜合管理素質，又要具有熟練的計算機操作能力。因此，高校要加強對管理工作人員的管理水平培訓與計算機操作培訓，建設一支符合現代化社會發展的圖書檔案管理隊伍，做好實施圖書檔案管理一體化的執行者，極力推動圖書檔案管理工作的創新發展。此外，高校在整合圖書檔案信息資源過程中需注重其配置的科學合理性，在不受任何因素影響前提下提高圖書檔案資源的可利用效率。新時期的發展要求高校必須對傳統圖書檔案管理工作模式進行創新改革，建立健全圖書檔案管理一體化模式，但由于我國大多數高校在創新圖書檔案管理模式方面的發展尚未成熟，所以高校圖書檔案管理一體化是一項長久而艱難的任務，因此，我國高校應不畏挑戰，積極解決圖書檔案管理一體化發展中遇到的難題，提高現代化圖書檔案管理的水平與效率，為全校師生提供更加全面、及時的圖書文獻資源與檔案信息。

參考文獻

[1]金娟.信息時代高校檔案、圖書、情報一體化管理構想[J].鄭州大學學報（哲學社會科學版），2011，（5）.

[2]孫玉嵐.高校圖書檔案信息安全管理的影響因素的實證研究[J].成功（教育版），2011，（19）.

第8篇：檔案一體化管理范文

【關鍵詞】檔案信息化；醫院；檔案管理

檔案是組織內部的核心資料，檔案管理是現代化企事業單位或政府服務部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業單位各部門更好的工作，為促進企事業單位良好發展奠定基礎。但就當前我國醫院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細化建設不佳有很大關系。在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設檔案信息化，利于提高醫院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

從傳統意義上來看，檔案管理是現代企業和單位未做到準確了解和掌握單位內部人事、管理、財務及員工等方面情況的重要基礎。而對于醫院來講，檔案管理是醫院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫療研究、臨床治療、人員調配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設已經在社會各個行業領域中迅速鋪開的今天，應當高度重視檔案信息細化建設，輔助檔案管理，促進檔案管理與時俱進，滿足現代行業發展的客觀要求及醫院檔案應用要求，為推動醫院持續健康的發展奠定基礎。所以，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值較高。

二、加快檔案信息化建設提升醫院檔案管理實效的有效措施

基于以上內容的分析，確定加快檔案信息化建設是非常重要的，利于提高醫院檔案管理的實效性。當然，要想加快檔案信息化建設，應當采取有效的措施。筆者參考相關文獻及自身工作經驗總結，提出以下建議：

（一）增強檔案信息的管理水平。隨著計算機管理軟件越來越多地運用到現代檔案管理工作中，醫院應當注意到這一點，積極增強檔案信息的管理水平。也就是結合醫院實際情況，為檔案部門單獨建立局域網絡，購置計算機、掃描儀、管理軟件等，以便這些設備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫院檔案信息化建設的今天，應當高度重視增強檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設。檔案信息化建設工作的核心應該是檔案信息資源的建設。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當然，要想更好的建設檔案信息資源，需要合理地進行計算機軟件和硬件的配置，也就是結合醫院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術手段來設置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業務管理、事務管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學、合理地應用信息技術，構建檔案資源數據庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫院各部門人員應用檔案。

（三）做好基礎工作推進檔案信息化進程。透過表面，看檔案管理的本質，確定其是服務于機關事業單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關材料的收集、規劃、存檔是非常必要的。而通過對醫院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續發生，給檔案管理信息化、現代化、高效化推進帶來負面影響，在積極進行的醫院檔案信息化建設的過程中，應當注意整治檔案基礎工作問題，確保檔案資源的完整性和準確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準確，要制定部門人員工作準則，以便檔案工作人員嚴格按照準則執行工作，并且遵守國家相關數據標準，統一進行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質檔案，我們不能隨意的堆放，在其數字化之后要及時處理。

三、結束語

在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫療事業不斷發展的今天，積極構建檔案信息化來提高醫院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫院醫療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發揮作用，促進醫院持續健康地發展。

【參考文獻】

[1]尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2013（z4）：139-139.

第9篇：檔案一體化管理范文

摘要：醫院檔案是醫院里一個重要的信息源，它直接記錄醫院活動大事，擔負著存儲管理醫院黨務政務信息系統以及數字化醫院產生的電子文件、檔案信息的職能。隨著社會的發展，人類的進步，作為信息資源的醫院檔案工作地位日趨重要，但突出的矛盾也日趨明顯，針對這些問題，本文首先闡述了醫院檔案管理中存在的一些突出問題，同時給出了一些具體的應對對策和發展前景。

關鍵詞：醫院；檔案管理；問題；信息化

0引言

檔案是重要的本源性信息源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分[1]。因此，要加快檔案信息資源的數字化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，滿足信息社會對檔案信息資源的需求，對于檔案工作更有效的服務于政務信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要的意義。

醫院檔案信息化建設是醫院建設的重要組成部分[2]，擔負著存儲、管理并提供利用醫院黨務、政務信息系統及數字化醫院產生的電子文件、檔案信息的職能。它是醫院發展歷程的真實記錄，是醫院生命的年輪，它鐫刻著醫院成長的每一個足跡。醫院檔案管理工作是醫院管理不可缺少的重要環節，也是衡量醫院管理水平高低的重要標志之一[3]。近幾年來，全國醫院加快了改革步伐，檔案管理工作得到了一定的加強。但是隨著人類社會發展的日趨現代化、科學化和知識經濟時代的不斷發展，作為信息資源的醫院檔案顯得更加重要，由此顯現醫院檔案管理工作在許多方面還需要進一步的提高和改善來適應發展。本文主要論述了目前醫院檔案管理中存在的若干問題，同時針對這些問題給出了具體的應對對策。

1醫院檔案管理存在的若干問題探討

隨著各醫院各種管理制度的出臺，醫院檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道。但從整體情況看，由于部分管理者對檔案管理的重視度不高，加上相關的規章制度很少，對于信息化的管理制度不是很嚴，由此衍生出的檔案電子化工作效率不高。

1.1 配套的硬件配置并不齊全一般檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，個體之類的很少能接觸到這些檔案，受到某些陳舊的思想觀念影響，與之不完善的檔案制度的規定對于其硬件設置之類的配置很少重視，因而有些設備還是很陳舊的，計算機系統配置不高，使用的程序版本很低，所涉及的功能很少，對于實時及時更新速度很慢。

1.2 檔案管理工作者慣用手工過去檔案的收集、整理、歸類、編目、查閱等工作全部完全依靠手工，有致在推行信息化的今天，由于時間的累積，檔案工作者慣性的去使用手工，即使書寫速度很慢，但目前仍舊有多數醫院檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外。

1.3 檔案工作無法完全脫離手工很多的檔案工作者即使配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度并不高，效果差強人意。即使在強烈要求電子化辦公的今天，但是我們經常能見到這樣一個現象，就是計算機在那邊卻是一個硬件，一個配件，并沒有真正落實在實處。檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。

1.4 信息化的安全措施低，防范意識不強隨著網絡化的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可見性等問題會日益突出。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加。對計算機網絡系統的安全造成威脅主要有：①黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內部的攻擊、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等；②內部人員的故意泄密，進出口看管不嚴等。

2醫院檔案管理對策分析

2.1 做好檔案信息化建設的宣傳工作 就想當今社會流行的一種現象，想要打響一個企業或者一個品牌的知名度，首先就是做廣告，廣而告之，讓大家有個具體的認識。相信檔案信息化也應該從這一步做起，主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作。醫院檔案館還要深入到各科室進行電子文件形成與歸檔情況調研工作，廣泛聽取各科室對這項工作的意見和建議，取其精華去其糟粕，讓大家一起參與到這項工作中來。

2.2 加快數字化檔案館與電子文檔中心建設檔案信息化建設應當是當前和今后一段時期全校檔案部門的重點工作。各級領導都要充分認識檔案信息化建設在電子政務建設中的重要地位和作用，要把醫院文檔數據中心和數字檔案館建設資金以及日常運行、維護所需費用納入醫院信息資源庫的運行、維護經費之中[4]，統一安排，專項管理，加強領導、統一規劃，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，把檔案信息化工作與黨委、行政的辦公自動化結合起來，即將檔案計算機管理系統納入到醫院網絡環境下運行的集OA[5]于一體的醫院管理信息系統中，使之成為其中的一個子系統。建立室藏檔案信息化的規范化管理和利用平臺，把原本手工的檔案管理工作全部由電腦來實現，全面真的實現“無紙化”[6]。

2.3 落實各科室電子文件及檔案管理人員，加強人員培訓首先檔案館信息化建設中應有一批專業人才，是既懂管理又懂計算機應用技術的復合型人才，來具體負責各科室歸檔的電子文件的收集整理、統計、備份、數據庫維護和信息咨詢服務工作。同時各科室、各科室要指定一名責任心強、有一定計算機管理水平的工作人員，具體負責各科室電子文件及檔案管理工作。

2.4 加強對檔案信息化建設工作指導、檢查與督促工作醫院檔案館要在醫院成立監督小組以便更好的開展負責檔案信息化建設工作。可以像每年指定一定的指標。加強與各個科室電子文件管理員的信息交流與溝通，及時將各科室電子文件歸檔情況向有關領導及工作人員通報，讓大家做到胸中有數。同時，要將各科室歸檔的紙質文件及電子文件目錄信息上網公布，以便大家及時了解本科室形成的紙質文件和電子文件歸檔齊全、完整情況。對尚未歸檔的要及時督促補充歸檔齊全。

2.5 做好檔案工作的安全保障檔案館和各科室檔案室要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫的安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案館內部的存儲數據庫和電子文件的局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。檔案館在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網；在因特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。

3檔案管理的發展前景

根據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》要求，檔案信息化建設的總體目標是：以檔案信息資源建設為核心，以電子信息管理為重點，確保具有保存價值的電子文件信息，真實、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為醫院黨政領導、廣大醫務工作者和社會提供方便、快捷的利用服務。進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量，各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。積極建設相關的全文數字庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢。最終能實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化。

4結論

在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀，我國檔案現代化工作有很好的外部環境和內部環境，面臨一次發展的大好機遇，與機遇同在的是更新的挑戰，我們必須不斷地學習和吸收新技術，要在建立網絡化管理、信息化管理、現行文件管理上開辟一條新路子來達到“質”和“量”的共同飛躍使檔案現代化不斷邁上新的臺階。

參考文獻：

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[2]李麗，周丹.信息化背景下醫院檔案工作的思考[J].考試周刊,2009，32.

[3]賈敏從.醫院檔案信息化建設相關問題的思考[J].管理觀察，2009，9.

[4]王樂,張浩.略論人事檔案管理信用化改革[J].檔案學研究，2010，3.