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第1篇：文檔管理解決方案范文

目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管百保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調”的做法。

1 檔案管理存在的一些問題

1.1 檔案管理工作缺乏長期性、連續性的發展規則

領導干部和檔案管理人員對檔案工作的重要性的認識不足，檔案管理工作缺乏應用的長期性和連續性的發展規則，造成了檔案管理工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果的不良后果。

1.2 檔案管理方法滯后

由于領導干部缺乏對檔案管理工作重要性的足夠認識，財務投入少，一般檔案管理者都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，跟不上日益增長的檔案利用需求；雖然購買了先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員技術水平低、操作不熟練，導致先進設備沒有起到應用的作用，致使檔案管理與提供利用遠適應不了檔案網絡化發展的需要，檔案管理工作滯后。

1.3 檔案管理缺乏制度化的管理程序

檔案管理不規范主要表現在：檔案收集、整理、利用不規范，檔案綜合管理力度不高。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領導不夠重視，檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.4 檔案存儲成本高

由于檔案儲存數字化工作才剛剛開始，紙質檔案較多。由于紙質檔案極易受到外界環境的損壞，難以永久保存和備份，占用空間大，倉儲費用和管理成本高。

1.5 檔案管理模式簡單

現階段檔案管理模式主要采用計算機輔助管理的手動模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。

1.6 檔案查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，紙質檔案給檢索調閱帶來了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低，查準率低的現狀，容易出現檔案丟失、損壞或無法找到所需的檔案不能充分的利用檔案資源，難以提供優良的服務。

1.7 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，及至現代化的一個重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則。實現檔案立卷歸檔。

2 檔案管理科學化是關鍵

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不公繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。檔案科學化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快檔案進入科學化管理的腳步。要求人員素質越來越高、設備更新快、網絡建設完備。隨著計算機信息管理網的建立與發展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業的發展提供了機遇，是對傳統檔案管理深刻的變革。為保證數據的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換、傳輸；電子誰的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子 檔案歸檔的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。隨著檔案事業的發展，檔案管理和維護水平需要不斷提高。新技術的應用、人為破壞、自然、管理低效等導致檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。檔案安全保障體系構建的基本方針是預防、綜合防范，在政策引導下建立一種完善長效的機制。

3 檔案管理科學化的解決方法

檔案是歷史的真實啟示，檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響檔案發揮最大效益，檔案科學化管理意義重大。雖然全國各地對檔案管理都給予足夠的重視，各部門也積累了豐富的經驗。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進一步規范化、標準化、信息化，筆者建議采取以下措施：

3.1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，要實行科學管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，加強硬件的建設、建立檔案工作網絡，對保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫戶、專柜存放檔案，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，做到科學管理，排列整齊，以確保安全和延長檔案壽命，嚴格檔案借閱手續，防止分散流失。

3.2 做好公文的制發和文書處理工作

檔案是由公文轉化而來的，公文制發決定檔案的質量；文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，公文的制發要統一、規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式符合要求，履行簽發、審批手續；各種記錄、報表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晰，有利于長久保管利用；使用文種合理、格式規范、行文標準，實現檔案管理的科學化。

第2篇：文檔管理解決方案范文

【關鍵詞】 企業;檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業檔案管理電子化的現狀以及存在的問題

1.大多數企業雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態,檔案管理電子化處于有名無實狀態。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統不能很好結合,影響了企業檔案電子化管理的進程。

二、出現以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業對檔案管理電子化的發展趨勢沒有迫切的認識。不少企業領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統,即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現電子化管理。

3.國家對企業檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯網利用;鼓勵企業檔案電子化利用;開發適合企業檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業檔案電子化管理的作用

1.有利于企業檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。

2.有利于企業對檔案的利用和技術開發。企業檔案實現電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發工作。

3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數據交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數據資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。

四、如何促進企業檔案電子化管理

1.企業領導、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數碼設備硬件。企業要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件,建立檔案電子化的載體和數據庫,實施內部局域網絡,結合內部的系統資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案創造有利的硬件條件。

第3篇：文檔管理解決方案范文

關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用

前言

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。

（一）領導重視不夠，專業人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

（四）升級達標工作任務繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻】

[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．

[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案

管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

[4]陳蓉，羅迎芬.從學歷學位清查中淺談高校干部人事檔案的管理利用問題與對策[J].湖南環境生物職業技術學院學報，2006，（1）．

第4篇：文檔管理解決方案范文

關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策

        為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《辦法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。

        一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題

        根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

        （一）檔案機構的設置問題

        關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。

        （二）檔案人員的配備問題

        關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。

        檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。

        對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

        （三）歸檔門類的確定問題

        《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。

        同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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        （四）檔案學術研究缺失問題

        《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。

        二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析

        （一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務

        高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

        因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。

        （二）選配高素質的檔案管理人員,增強檔案開發技術力量

        穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。

        筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。

        （三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化

        由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

        筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。

        （四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展

        檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。

        筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。

        三、小結

        在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。

參考文獻：

[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號,2008年9月1日實行.

[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[j].辦公室業務,2009,(8).

第5篇：文檔管理解決方案范文

2011年4月，柯尼卡美能達辦公系統（中國）有限公司迎來新帥，多年來一直在美國工作的仲川追虺晌該公司新一任董事總經理，他此番來華的目的，就是要全面推進該公司在中國市場上實現由硬件生產商到“增值”服務商的轉型。

多年前在香港任職期間，他曾負責美能達在中國內地和香港的銷售渠道開發；多年后來到久違的中國，這里的巨變讓他感受到了意料之外的蓬勃活力。在履新半年內，仲川追蛞丫走訪了中國的多座城市。

日前，在位于上海淮海中路金鐘廣場18樓的柯尼卡美能達辦公系統（中國）有限公司總部，仲川追蚪郵芰恕IT時代周刊》的專訪。他比照在全球其他區域市場的所見所感，向本刊記者著重剖析了當前中國企業的難題和中國市場的機遇，并透露了柯尼卡美能達在全球層面制定的全新戰略。

發掘中國市場潛力

《IT時代周刊》：您覺得中美兩國的辦公設備市場有何差異？

仲川追潁河朊攔成熟的辦公設備市場相比，中國市場起步較晚，但作為全球第二大經濟體，中國市場的巨大發展潛力不容忽視。

美國的網絡環境比較發達，90%的MFP（以下稱“復合機”）是在網絡環境中工作的。但在中國，由于網絡還不夠普及，中國的復合機很多時候只是作為單機來使用。同時，中國的網絡傳輸速度比較慢，這也制約了國內辦公設備市場的發展速度。

其次，美國市場以高速復合機為主流機型，中國市場則以中低速復合機為主流，這也從側面體現了兩國企業發展成熟度的差異。

另外，從彩色數碼復合機在整個市場的占比情況來看，中國的比例是10%以下，美國卻達到30%以上，日本及歐洲等地可以達到50%以上。由此看出，中國在辦公設備市場，尤其是彩色輸出設備市場還存在著很大潛力。

《IT時代周刊》：從全球行業來看，辦公設備經過了哪些變化？

仲川追潁核孀龐沒需求的不斷提升，辦公產品也經歷了從最初單一功能的打印機、復印機、掃描儀，到集多種功能于一身的一體機、復合機的進化。現在，打印行業正逐步延伸到涵蓋硬件和軟件功能的各種解決方案。從全球的趨勢來看，企業用戶出于對成本和效率的考慮，正不斷減少印刷輸出量，推行無紙化辦公。因此，推行辦公設備印刷量管理系統的服務模式在歐美市場被廣泛推廣。

《IT時代周刊》：中國企業目前在辦公設備方面面臨哪些問題？

仲川追潁合紙錐蔚鬧泄，尤其是在金融危機之后，本土企業在國家政策的扶持下取得快速成長，但是局限于企業規模，在采購辦公設備時，往往只考慮眼前需求而大量采購單一功能的低速產品。然而，由于企業發展迅速，這些設備很多時候是在超負荷工作，使用一段時間后就會出現故障，不能高效率地為企業服務。我們認為，這種因設備采購缺乏長遠規劃、打印管理效率低下是導致中國企業辦公成本居高不下的主要原因。這一問題也是發達國家的企業曾普遍遭遇的。

轉向IT管理服務

《IT時代周刊》：在與客戶接觸的過程中，柯尼卡美能達如何打造深受客戶歡迎的文檔管理解決方案？

仲川追潁何頤竊謨肟突Ч低ㄖ杏腥個關鍵詞：OPS（Optimized Print Service）綜合提案服務、信息安全和節能環保。

OPS綜合提案服務是對客戶的文檔輸出量進行綜合管理和診斷，在保證客戶工作效率的前提下，減少辦公設備數量，同時降低紙張輸出量，這樣，企業打印客戶端的使用成本自然會得到有效的控制。信息安全也是現階段客戶普遍非常重視的一環。為此，我們推出了一些信息安全解決方案，例如：刷卡使用設備，后臺管理人員可以根據刷卡數據了解員工平時的數據輸出情況，這種方式還能很好地保證文檔輸出的保密性。我們還注意到，中國一些能源相對缺乏的地區非常提倡節電節能，柯尼卡美能達的解決方案能夠有針對性地達到節約能源的效果，不管是對企業還是對當地社會都是有益的。

《IT時代周刊》：每家專業的文檔管理服務商都會向市場傳遞一個理念，柯尼卡美能達向市場傳遞的理念是什么？如何在競爭中體現差異性？

仲川追潁耗殼埃我們主推的理念是降低客戶端的輸出成本、提高工作效率及信息安全性，倡導節能環保等。我們不凸顯某一個方面，而是強調要為客戶提供綜合、全面優化的解決方案。

在差異化競爭方面，柯尼卡美能達已經是一家專業的文檔管理解決方案服務商，接下來，我們要轉變為一家IT管理服務商。IT管理服務涉及的范疇更加廣泛，而不僅僅是鎖定在文檔管理輸出這個小范疇里。

《IT時代周刊》：從文檔管理到IT管理服務的轉變體現了一種持續發展的理念，在柯尼卡美能達看來，怎樣才能成為一家可持續發展的全球企業？

第6篇：文檔管理解決方案范文

AAA公司信息化的愿景是：公司工作流的電子化；固化工作流、整合公司知識管理體系。通過采用成熟的、科學的實施方法，實施一個正規的管理軟件，使AAA公司在最短的時間里建立起一個運作有序的商務自動化系統，提升內部管理效率和核心競爭能力。

根據對AAA公司的業務情況以及需求的分析，確定本項目的項目范圍是：以企業核心的項目管理為主線，集成和容納客戶關系管理、人力資源管理、物品和采購管理、文檔知識管理、軟件產品開發管理以及財務核算等管理領域，通過科學的方法，實施一套成熟的、高效的、完全可以配置和集成的管理信息系統。

e-Synergy是一個基于業務流程管理理念設計的、高度集成和高度可配置的軟件系統，其可配置性主要體現在，系統采用了模塊化的設計思路，主要模塊充分反映了對企業主要資源的管理要求，如人力資源（人力資源管理模塊）、客戶資源（客戶關系管理）、信息資源（知識文檔管理模塊）、硬件資源（物品和設施管理）以及社會資源（門戶管理）等等，這些資源依靠工作流模塊被完全的集成在一起，協調運轉，以實現企業的經營和管理目標。由于工作流提供了完全可以自定義的引擎平臺，因此企業可以通過對工作流的定義來配置不同的核心解決方案，如產品管理解決方案（PLM）、項目管理解決方案（PM）、以客戶服務為導向的專業服務解決方案（PSA）和以知識管理為核心的知識管理解決方案（KM）等等，從而滿足自身經營特點的不同要求。

所以，AAA公司管理系統的構架應是以企業核心的項目管理為主線，容納客戶關系管理、人力資源管理、物品和采購管理、文檔知識管理、軟件產品及開發管理、以及財務核算管理等管理領域，統籌和協調各部門高效運轉的集成系統。該系統的總體規劃如圖所示。

傳統觀點認為，項目管理的工作就是單純地完成既定的任務。現代觀點認為項目工作是根據特定的規范、在預算范圍內、按時完成任務，也就是說，項目管理是利用有限的資源（人員、資金、資產、信息、輔助工具等），在規定的時間內，為完成一個或多個特定目標而實行的一種計劃管理方法。項目管理的過程一般從確定需求開始，到項目的選擇、計劃、執行、控制、評價和結束。項目管理所涉及的要素隨項目而定，如時間、人力、規模、成本、質量、風險等等。

目前，由于項目的復雜性增大，項目中有越來越多的信息和數據需要動態管理，項目管理軟件便隨著信息技術的發展和對先進管理工具的迫切需求應運而生了。通過使用項目管理軟件，可以完成手工作業無法實現的項目任務制定、項目進度跟蹤、資源管理、成本預算等高難度工作，大大提高了管理的效率。易科的項目管理系統（e-Project）正是被設計來滿足這樣的項目管理要求。

第7篇：文檔管理解決方案范文

從理解開始

國藥控股股份有限公司（簡稱國藥控股）信息技術管理部高級經理羅繼偉介紹，國藥控股股份有限公司是中國醫藥集團總公司所屬核心企業。成立十年來，公司的經營規模不斷擴大，經濟運行質量不斷提高，盈利能力持續增長，已發展為中國最大的藥品、醫療保健產品分銷商及領先的供應鏈服務提供商，擁有并經營中國最大的藥品分銷及配送網絡，形成了藥品分銷、物流配送、零售連鎖、藥品制造、化學試劑、醫療器械、醫療健康產業等相關業態協同發展的一體化產業鏈。

目前正在逐步完成由國內市場經營為主向跨國經營的轉變，差異化的市場需求為企業帶來了新的挑戰，同時借助兩化融合的新要求，公司在全國范圍內建立了完整的醫藥銷售網絡，并實現了分銷、零售、物流一條龍服務。對于兩化融合的理解，不同企業有著不同的思考。國藥控股將實現兩化融合與企業信息化建設的結合整合為四個步驟：信息化的規劃、信息化管控體系建設、信息化標準體系建設以及關鍵信息化項目的實施，并對不同步驟提出了契合企業實際的標準。

在信息化規劃層面，著重提升信息化戰略管理。從企業發展戰略到信息化戰略的映射、落地，以加強信息化戰略管理。圍繞企業戰略的需要，培育企業的管控能力和整合相應的資源優勢，才能實現和創造企業新的盈利模式、價值網絡。這是戰略層面融合。

在建設IT管控體系時，要提升企業信息化領導力和執行力。通過開展企業的IT治理，逐步形成一個完整的IT管控體系，從企業的IT組織、職能、崗位、職責以及績效的落實，來進一步提升信息化領導力和執行力。而在建立集團信息化標準框架體系階段，則要打好業務協同、數據集成、共享的基礎。要實現企業業務協同、信息共享以及一體化運營，信息標準體系建設也是重要的一個環節。注重建設企業信息化的標準體系能夠為信息共享和業務協同打好基礎，企業通過持續的標準體系的建設，形成統一的信息平臺、統一的基礎數據、統一的財務業務規范。這樣企業財務的整合、業務系統的統一、一體化運營、消滅信息孤島才成為可能。

最后要做好關鍵信息化項目建設，實現企業管控、應用集成的創新。在上述三個方面循序漸進地建設過程當中，要把握一些關鍵信息化項目建設，以及項目管理，做好企業的集成創新。通過建設好綜合管理、商業智能，以及主數據管理系統建設等企業的關鍵信息化項目來帶動其它信息化項目的建設。

融合話未來

國藥控股擁有較強的物流配送能力，采用供應鏈管理及倉庫管理解決方案系統，向客戶及供應商提供全面的物流及增值服務。先進的物流系統可提高存貨控制系統的精確度并更有利于物流資源規劃，通過與物流系統相統一的信息管理系統，可以與客戶及供應商分享銷售及市場營銷的綜合數據，在醫藥商業領域具有較強的競爭力。兩化融合給了企業更深刻了解自己的機會。未來，國藥控股還將借助于區域性市場的并購機會和分銷網絡下沉的戰略實施進一步拓展市場份額，增加產品種類，繼續鞏固全國醫藥流通市場龍頭地位。

國藥控股之所以能夠通過對物流系統的把控贏得效益，源于企業協同化的平臺。羅繼偉介紹，國藥控股采用Oracle WebCenter Content、Oracle WebCenter Portal、業務流程管理套件等技術產品成功構建了開放式知識門戶平臺。通過該平臺的建立，用以提高國藥控股的知識沉淀和知識分享能力，為企業的各部門、各子公司及其他業務系統服務。國藥控股實現了企業非結構化數據的全面整合及集中存儲和管理，同時顯著降低了IT硬件成本，累計節約費用超過500萬元。該平臺已于2011年12月31日正式上線，目前運行良好。

具體來說，新搭建的企業知識門戶平臺基于門戶框架結構，提供了文檔管理、格式轉換、文檔安全保護、企業級搜索、知識門戶、Web2.0等全方位系統功能，實現了與現有IT架構的高度融合，為用戶提供了知識積累、分享與交流的有效途徑。該平臺實現了國藥控股文檔的統一存儲、統一管理和統一檢索，可根據編碼體系、多維屬性和知識地圖等方式查詢已入庫的全部文檔，從而使查找藥品信息等資料的平均耗時減少了36倍。同時，利用知識門戶所整合的管理知識，將供應鏈執行、需求驅動分析及藥品定價等規劃的制定周期由原來的7～8天縮短至2～3天。

第8篇：文檔管理解決方案范文

目前工程項目建設領域的文件管理相當程度上局限于常規化的紙質文件管理，海量的紙質文檔信息不便于查詢和利用，需要耗費大量的人力和時間。本文旨在闡述工程項目信息化管理系統的建設原則及開發思路。

關鍵詞：工程項目，信息管理， 文檔信息，文件管理

1.引言

工程信息是指工程實施至項目結束，所涉及的投資方、開發方、承包方、供應商等為保證項目設計、采購、建造、安裝、調試等階段順利實施，創建和維護的典型階段版本及最終版本的文件和數據。

我國工程項目的信息化建設步伐相對緩慢，至今多數業主和施工方的信息管理水平還相當落后，主要表現在尚未正確理解信息管理的內涵和意義，以及現行的信息管理組織、方法和手段還基本停留在傳統的方式和模式上。隨著互聯網、多媒體數據庫及電子商務等以計算機和通信技術為核心的現代信息管理科技的發展，為項目信息管理系統的規劃、設計和實施提供了全新的信息管理理念、技術支撐平臺和全面解決方案，由此導致各工程單位由傳統的紙質文件管理逐步提升到電子化文檔管理。本文將通過對工程項目信息化所存在的問題分析，來討論工程項目信息化管理系統的建設原則及開發思路。

2. 工程項目信息化管理系統開發問題分析及建設原則

近年來，工程項目呈現出規模越來越大，工期越來越緊，參與方越來越多的趨勢，工程項目數據管理信息表現出信息量大、信息系統性強、制約性強、信息產生滯后的特點。基于這一特點分析，發現當前各工程單位廣泛采用的電子化文檔管理方式，雖然達到了工程文檔信息的網絡化、無紙化，但電子化的查詢方式還是基于每個文件作為一個孤立的對象進行管理和查詢的，文件之間不能通過相關聯的技術信息自動建立鏈接關系，容易造成“信息孤島”，同時導致與其它信息平臺不能交互作用。為解決這些問題，應在電子化信息間建立快速鏈接，并且使信息具備兼容性、適應性。但如果對海量信息間均建立鏈接，工作量過大，系統也會非常復雜，不利于操作和建設。

因此，工程項目信息化管理系統建設應把握以下基本原則：

1. 工程項目信息化管理系統的信息采集階段劃分

2. 工程項目信息化管理系統與其它數據庫及信息平臺的適應性

工程項目管理信息系統，應圍繞項目費用、工期、質量等目標，運用系統工程的觀點及信息化技術的原理和方法，建立工程項目管理數據庫，通過對項目信息的標準化、定量化、規范化、系統化處理，將項目全生命周期的各環節集成。

項目的全生命周期包括可行性研究、ODP、基本設計、詳細設計、建造/安裝/調試階段、生產運營、廢棄共7個階段，相對而言，可研、ODP階段及基本設計階段一般不涉及3D建模，可以考慮為靜態數據。這樣工程項目信息系統的來源就可以聚焦在工程實施階段，即主要關注詳細設計/加工設計、設備/材料采辦與實際建造完成的工程建設相對應的3D建模階段。通過關鍵信息的鏈接，實現項目信息的高效管理。

確定了工程項目信息的采集階段問題后，還要關注工程項目信息系統和其他其它數據庫及信息平臺的適應性，目前，各工程單位廣泛使用有關計算機軟件系統：SAP，ERP等進行項目財務和物料等管理，那么工程數據信息系統必須要解決與這些系統的適應性。

3. 工程項目數據信息化管理系統開發思路

應用信息技術對項目實施階段信息進行管理，以項目信息流指導項目物流、資金流、時間流，從宏觀上對項目實施進行控制。而項目工期、費用、質量目標是確定的，而且是單向的，為了能夠全面、及時、準確、適當地向項目參與人員提供準確的信息，保證項目信息流順暢，對于將要發生或正在進行的工作任務，讓每一個參與者對其關鍵內容、風險因素、實施計劃、費用指標、質量要求等充分理解并達成共識，應重點做好以下幾方面的工作。

1） 建立項目協同工作模塊

協同工作模塊的意義在于建立信息共享平臺，主要解決的是將點對點的信息溝通方式，轉變為信息門戶形式：工程項目具有跨地域、參與單位多、單件生產和生產過程組織復雜等特性，建立項目信息門戶，實現計算資源、存儲資源、通信、軟件、信息、知識的全面共享，促進項目各參與方的協同工作。

2） 建立信息管理規范

(1) 工程信息采集的質量：工程信息主要分為工程文件、工程模型、工程數據。工程信

息采集過程中，使用文件屬性來保證采集的準確性和完整性。文件屬性需描述文件名、文件標題、文件類別、版次、相關位號等文件屬性信息。

（2）信息管理工作流程：流暢的信息管理流程是工程項目信息系統得以高效運行的基

礎。包括信息收集、錄入、審核、加工、傳輸和的工作流程，工程檔案管理的工作流程，信息修訂工作流程。保證工程項目管理工作的規范化、程序化和科學化，充分利用項目信息資源。

（3）信息編碼規則：工程信息編碼規則主要規范地理信息碼、設計圖紙編碼、設備編碼、

材料編碼等。必須遵循如下原則：

 唯一性：保證所有編碼的唯一性，避免沖突與混亂。

 實用性：編碼結構簡單，便于使用，適于檢索。

 擴展性：編碼便于擴展，且擴展后不引起體系混亂。

 高效性：適宜計算機處理，能夠快速錄入、辨識、歸檔。

3） 建立自動化信息體系

將項目管理信息系統與其他辦公系統相關聯, 將項目相關參與人員的工作窗口與項目信息平臺關聯，包括：電子郵件系統、項目計劃管理系統,項目物料管理系統等項目相關管理辦公系統，實現項目各相關部門間的快速信息交換和項目信息及時、快速處理，保證信息的時效性、針對性、適用性，滿足項目動態管理要求。

4. 結論

工程項目的信息化管理系統應關注以下幾點：①在項目管理之初，應對項目信息管理進行全面的策劃；②充分利用信息平臺，動態管理項目信息；③建立信息編制規范并將相關信息鏈接；④建立信息平臺與其他辦公系統之間的關聯。

第9篇：文檔管理解決方案范文

[關鍵詞] 團隊 溝通 網絡平臺 sharepoint

一、引言

伴隨著經濟全球化的到來、信息技術的飛速發展以及各種組織之間相互協作的日益增多，團隊成為知識經濟時代最為有效的組織形式。盡管團隊表現出先天性優于傳統組織結構的特點，但同時也對團隊內部各類信息的交流、傳遞與共享提出了更高的要求，團隊的溝通渠道是否完善，直接影響到團隊的溝通效率與效果，并在很大程度上決定了團隊的工作成果。

Sharepoint Services是Microsoft公司提供的集文檔管理、文檔索引/檢索和協同工作功能于一身的企業門戶解決方案。作為一種協作工具，sharepoint可以便捷地構建網絡平臺，無縫地把員工、團隊和知識連接起來，協同團隊工作。

二、團隊協同工作的優勢

在需要多種領域的知識、多種經驗技能的工作任務中，團隊的組織形式能更好地平衡員工的工作，實現人力、信息、技術等各項資源的整合與優化配置，從而發揮其最大的價值。在快速變化的外部環境下，團隊的組織形式具有更好的靈活性與適應性，能夠快速調整并適應新的形勢與環境，使得環境變化對任務的影響程度降到最低。而對于那些牽涉到跨組織、跨地區，甚至跨國界合作的任務而言，團隊的組織形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才優勢、成本優勢而受到世界上大部分組織的親睞。

三、團隊溝通平臺的主要作用

團隊的溝通效率取決于信息的傳遞渠道、傳遞效率以及信息的及時更新。同時，信息的組織結構是否清晰也會影響到團隊成員對信息的理解和使用。因此，一個高效的團隊溝通網絡平臺必須具備以下功能：

1.提供團隊內部信息資源集中與整合的平臺：團隊的內部信息紛繁龐雜，文檔、表單、圖片、幻燈片等各類形式都有，因此團隊溝通平臺必須能夠將所有信息進行結構化、條理化的分類與整合，形成一個科學的信息系統，管理并各類信息供團隊成員和共享。

2.互相交流：團隊成員借助溝通平臺，了解團隊運作的方方面面，并在需要的時候能夠與其他團隊成員及時交流。同時平臺也將梳理各類信息，為成員提供個性化的信息服務，從而為全體團隊成員構造一個高效的協作環境。

3.平臺應具有統一的用戶管理功能，對不同用戶設定不同權限，更好地維護信息的安全與保密。

四、Sharepoint搭建團隊溝通網絡平臺的優勢

1.成本低廉。Sharepiont是微軟公司免費提供的, 只要團隊平臺的服務器運行有Windows 2003 Sever 就可以下載安裝使用，不會額外增加成本。

2.提高溝通效率。雖然團隊成員可以借助電子郵件、網絡會議等先進的交流工具工作，但是sharepoint可以讓團隊的工作更為高效。工作安排，信息的上傳、維護等都可以在平臺上直接完成，并為所有成員共享。這樣無疑大大降低了工作的重復度，提高了團隊溝通的效率。

3.創建和管理試圖。Sharepiont的視圖管理提供了查看庫中最重要或最適合某種用途的項目。用戶可以根據工作需要對信息進行篩選，體現共享與個性化的組合。

4.使用共享日歷、警報和通知協調工作。借助Sharepoint出色的日歷功能，團隊可以很好地規劃任務的進程，制定完善的計劃，并將項目節點或者重要事件的截至日期清晰地標識。有了日歷和各種通知、報警功能，團隊成員可以在第一時間得知任務的進展情況，調整當前任務，從而提高團隊的協同工作效率。

5.優化信息的組織形式。大量的團隊協作信息必須經過整理與分類才能交付團隊成員使用，否則會導致信息的雜亂無章以及成員的錯誤決策。Sharepoint門戶包含了多種內容組件，包括列表、文檔等各種信息載體，擁有集成文檔管理功能；同時也擁有用來組織信息以及可以協助成員順利查找信息組織組件。這些組件使得團隊能夠從各種角度來組織信息，允許將各種信息資源組織成為多種視圖，方便信息的查找和共享。

6.在線討論。討論是團隊協作中不可缺少的一部分，sharepoint為團隊成員提供了在線討論的功能。團隊成員可以發表個人的不同意見，集思廣益，作出正確的決策。團隊成員甚至可以創建自己的調查，輪詢其他成員對某個問題的看法，通過工作組投票來做決策。

五、結語

借助Sharepoint構建的團隊溝通網絡平臺，為團隊成員之間的溝通交流提供良好的環境，為團隊的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善團隊溝通渠道、提高團隊溝通效率的理想工具和手段。

參考文獻: